Diferencias entre firma electrónica y firma digital

En muchas ocasiones, las palabra digital y electrónica se usan como sinónimos pero en el caso de la firma electrónica y la firma digital es muy importante tener en cuenta las diferencias ya que puede ser determinante en el ámbito legal, así como en su funcionalidad y características.

Firma digital y firma electrónica, ¿qué es cada una?

La firma electrónica es una representación electrónica de la firma manuscrita y se utiliza para autenticar o dar validez a documentos y transacciones realizadas en formato digital. Esta puede ser tan simple como una imagen de la firma escaneada o creada con una herramienta de dibujo, o puede ser más compleja, como una combinación de caracteres, una contraseña o una firma biométrica.

La firma electrónica, en términos generales, proporciona un nivel básico de autenticación y asegura la integridad del documento, pero su nivel de confianza y validez legal puede variar dependiendo de las regulaciones y leyes locales.

Esta firma es la que pueden proporcionarte algunos sofwares de firma electrónica con el fin de poder firmar documentos privados.

La firma digital es un tipo específico de firma electrónica que cumple con requisitos adicionales de seguridad y está basada en infraestructuras de clave pública (PKI). En una firma digital, se utilizan algoritmos criptográficos para crear un par de claves, una clave privada que solo el firmante posee y una clave pública que se puede compartir libremente.

Este tipo de firma viene a ser la que un usuario solicita a organismos públicos.

Al firmar un documento con una firma digital, la clave privada se utiliza para generar un código único (hash) que se agrega al documento, y este código se cifra con la clave pública del firmante. Cuando alguien quiere verificar la firma, utiliza la clave pública del firmante para descifrar el código y verificar que coincide con el hash del documento original, lo que garantiza la integridad y autenticidad del contenido.

La firma digital proporciona un alto nivel de seguridad, ya que cualquier modificación en el documento después de la firma invalidará la firma digital. Además, es más confiable y generalmente tiene un reconocimiento legal más amplio que una firma electrónica estándar.

Aunque, como norma general, se suelen utilizar tanto firma digital como firma electrónica como si significasen lo mismo, la realidad es bien distinta.

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

La primordial es que en tanto que la firma digital se refiere a una sucesión de procedimientos criptográficos. El criterio de firma electrónica es de naturaleza principalmente legal, puesto que adjudica a la firma un marco normativo que le brinda su validez jurídica.

  • La firma digital además es legal, pero per se no posee naturaleza jurídica, en el sentido de que su propósito NO es ofrecer fe de un acto de intención por parte del firmante, sino únicamente encriptar los datos de un archivo para conferirle más grande seguridad.
  • La firma electrónica es una expresión genérica y muchísimo más extensa relativa a los datos electrónicos. La firma digital es la firma con criptografía y fundamentada en clave pública. De esta forma, la firma digital es la que impide la suplantación de identidad y facilita la autenticación e identificación en todo tipo de procesos administrativos, burocráticos o fiscales, etc.

En conclusión, diríamos lo que verdaderamente significa una satisfacción de firma electrónica fundamentada en tecnología de firma digital es esa aptitud de catalogar evidencias electrónicas de integridad e identificación. Cuanta más prueba se capten a lo largo de el desarrollo de firma, superiores van a ser las opciones de que el archivo firmado se acepte en un tribunal de justicia.

Y más allá de que muchas resoluciones de firma electrónica en el mercado tienen la posibilidad de realizar los requisitos básicos establecidos de firma electrónica fácil, no todas cumplen con los requisitos de la avanzada fundamentada en tecnología de firma digital.

¿Qué es la firma electrónica?

Como primer elemento fundamental a tener en cuenta es que la firma electrónica es un criterio legal que tiene como propósito ofrecer fe de la intención del firmante.
Se trata de “los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de forma lógica con ellos que usa el firmante para firmar”, según el Reglamento (UE) Nº 910/2014, popular como Reglamento eIDAS, que establece un marco legal habitual para las firmas electrónicas en la Unión Europea.
La firma electrónica es por consiguiente un grupo de datos electrónicos que se asocian a una cierta información además en formato electrónico. Hacer una firma electrónica significa que un individuo física verificia una acción o procedimiento mediante un medio electrónico, dejando un registro de la fecha y hora de la misma.

dudas frecuentes firma electronica

Requisitos firma electrónica

Existen diversos tipos de firmas electrónicas, cada una con su grupo de requisitos y procedimientos. Una firma electrónica avanzada, entre otras cosas, debe cumplir los
requisitos que establece el artículo 26 del Reglamento Europeo 910/2014:
1. Estar enlazada al firmante de forma exclusiva.-
2. Aceptar la identificación del firmante. Haber sido construida usando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede usar, con un prominente nivel de seguridad, bajo su control
exclusivo.
3. Estar enlazada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Puedes consultar qué dice la ley sobre la firma electrónica en nuestra sección de Legalidad de la firma electrónica.

Firma electrónica y consentimiento informado médico

Un consentimiento informado radica en la aclaración que anticipadamente realiza el médico a su paciente o a sus causantes, sobre los riesgos asociados a los tratamientos médico-quirúrgicos que va a recibir y que tienen la posibilidad de llegar a afectarlo física o síquicamente. 

¿Qué es el consentimiento informado?

Cuando el paciente firma está aceptando de manera libre, facultativa y consciente el acto asistencial al que va a ser sometido y si, por lo contrario, el paciente no está en pleno uso de sus facultades, la aceptación del acto médico la va a hacer el familiar, allegado o tutor que sea responsable del paciente.

No hace muchos años, todos estos documentos solían firmarse en formato papel, suponiendo un malgasto para las empresas y el mundo en general. Sin embargo, con los años y la modernización en el sector tecnológico, así como su abaratamiento en costes, ha ido teniendo mayor repercusión el uso de la firma electrónica en sanidad es ya de uso común en hospitales, clínicas, centros de salud y te informamos cómo funciona.

Es común ver como en algunos hospitales los pacientes firman presencialmente los documentos en un dispositivo, facilitando el trabajo al personal del hospital o clínica.

Firma presencial electrónica en clínicas o centros de salud

Regulación del consentimiento informado

La regulación del consentimiento informado forma parte de los 11 anexos que tiene que integrar la Historia Clínica y es un derecho del paciente que recoge la Ley General de Sanidad.

Según la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.

En lo que se refiere a la validez de la firma electrónica, la Resolución 1995 de 1999 reconoció el derecho de las IPS a usar programas automatizados para el diligenciamiento y manejo de las historias clínicas, de esta forma como sus anexos.

¿Qué información debe contener el consentimiento informado?

La información presente en el consentimiento informado puede variar pero, según dispone la Ley 41/2002 mencionada anteriormente, en el contenido siempre debe aparecer lo siguiente:

  • Consecuencias importantes originadas por la intervención.
  • Riesgos relacionados con las circunstancias personales y profesionales del paciente.
  • Riesgos probables que puedan suceder acorde a la experiencia y tecnología empleada para esa intervención en específico.
  • Contraindicaciones.
  • Apartado donde el paciente puede retirar el consentimiento sin justificación alguna.

qué es el consentimiento informado

Características de la firma electrónica de consentimiento informado

La firma de consentimientos por parte del personal sanitario podría hacerse de manera simple utilizando de un certificado digital.

En caso del paciente, esto es más difícil, debido a que puede suceder que no disponga de un certificado digital o, sencillamente, que el paciente desconozca su uso.

Todo lo mencionado hace que sea imprescindible empezar a contar con la firma electrónica en los centros sanitarios, la cual ejecuta una captura biométrica de la firma del paciente que es insertada en el archivo en formato electrónico y almacena una secuencia de evidencias jurídicas de cara a salvaguardar la cobertura legal del archivo firmado.

¿Cuántas firmas requiere un consentimiento informado?

El paciente debe completar y firmar el formulario. Entonces, el consentimiento informado tiene por lo menos dos firmantes:

  • El propio paciente.
  • Los expertos sanitarios.

Cómo funciona el consentimiento informado electrónico

El consentimiento informado digital es un nuevo tipo de administración informática que tiene por propósito proveer una secuencia de ventajas: económicas, de papeleo y en el momento de practicar algún trámite sin obviar las implicaciones legales que acarrea el trámite clásico y prestar cobertura frente las probables reclamaciones.

El consentimiento informado no exculpa a un responsable sanitario por una mala costumbre, pero es un archivo que hay que enseñar siempre firmado como prueba de que el paciente fue informado de los peligros de una participación y que los admitió de forma consciente y expresa.

Esto significa que el consentimiento informado se usa para mostrar la veracidad de la firma del paciente, y lo que importa en esta administración es que un perito caligráfico logre certificar que no hubo variación fraudulenta en el archivo.

Las utilidades de consentimiento informado digital, además de hacer más simple la lectura y comprensión del documento, asegura que no sufrió modificaciones en su contenido tras la firma y que en todo instante se va a poder recobrar para su lectura

firma electronica centros de salud

La firma de tipo electrónico avanzada se utiliza para hacer la captura de datos biométricos, como puede ser la utilización del sello de tiempo que se utiliza para entablar el instante de una firma.

Esta clase de signatura electrónica avanzada nos brinda seguridad en el momento de realizar una transferencia electrónica para los pacientes, fundamentalmente cuando hablamos de un consentimiento informado.

El creador de la firma queda totalmente reconocido, con lo que se certifica la integridad del archivo para el que dio su expreso consentimiento, y que no sufrió variación alguna desde el mismo instante de la firma.

Utilizar efirma GO para el consentimiento informado médico

Por medio de la incorporación de la firma electrónica en los consentimientos informados, los centros de salud y toda clínica sanitaria puede proporcionarte un servicio superior, más acelerado y ágil, y reduciendo la oportunidad de pérdida de documentos y el consumo de papel.

Con efirma GO, los pacientes solo tienen que leer el archivo de consentimiento en un dispositivo (móvil, tablet o PC) con toda la información que requieren comprender sobre el régimen a recibir y firmar de manera directa sobre la pantalla.

efirma GO es la solución fácil, ágil y segura para la firma digital de documentos médicos. Pásate a la firma digital y automatiza procesos, además de ahorrar en tiempo y costes. No dudes en contactar con nosotros para conocer más sobre nuestro software.

Firma electrónica con cualquier programa

Automatiza la firma de documentos con la tecnología de efirma GO sea cual sea el programa que utilices.

La firma electrónica ha llegado para quedarse y a día de hoy desplazarse o hacer desplazarse para firmar un documento carece de utilidad y sentido. La situación actual ha acelerado la demanda de la firma electrónica y no todos los programas están adaptados para ello.

Por eso, en efirma GO hemos trabajado a conciencia nuestra API para que puedas utilizar nuestra firma electrónica con cualquier programa ya sea de contabilidad, fiscalidad, laboral…) Hemos desarrollado el módulo MS Firma para que desde cualquier aplicación externa se pueda generar la firma electrónica.

¿Cómo funciona el módulo MsFirma de efirma GO?

Desde la aplicación de origen, el usuario genera el PDF con su aplicación. El módulo MsFirma extraerá los datos del PDF (como el NIF del firmante y el CIF de la empresa) y enriquecerá los datos desde la base de datos de la aplicación extrayendo el email del firmante. De esta manera, efirma GO registrará el nuevo proceso y notificará a las partes, sin necesidad de que los firmantes tengan la app.

Cuando el documento queda firmado por todas las partes, efirma GO lo envía al email de los firmantes y lo deja accesible a través de la plataforma web.

Así, la empresa recibirá el estado de los documentos y el usuario podrá consultar el histórico de documentos en cualquier momento.

Qué proceso sigue y qué garantiza

De una manera más visual funcionaría de esta manera:

El sistema de efirma GO garantiza la integridad de los documentos firmados mediante una firma electrónica con un certificado privado (generado por la FNMT) y sellado de tiempo (sello de tiempo) por un tercero de confianza (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica-ACCV). Se identifica de forma única al firmante recabando los datos biométricos de su firma manuscrita (velocidad de trazo, posición y tiempo) y otras variables propias del contexto en que esta se realizó… Junto a los datos biométricos se adjunta un HASH (resumen) del documento y se procede a la encriptación de manera que se garantice que no han sido objeto de manipulación o extracción de otro documento.

Ventajas de usar la firma electrónica con cualquier programa

  1. Facilidad de uso: Permite a los usuarios firmar documentos directamente desde el programa que utilizan habitualmente, sin tener que abrir aplicaciones adicionales.
  2. Ahorro de tiempo: La integración mediante API agiliza el proceso de firma, ya que evita la necesidad de imprimir, firmar manualmente y luego escanear el documento firmado.
  3. Seguridad: La firma electrónica cumple con los más altos estándares de seguridad, lo que garantiza la autenticidad y la integridad del documento firmado.
  4. Cumplimiento legal: Las firmas electrónicas respaldadas por una API suelen cumplir con las regulaciones y normativas vigentes en materia de firmas digitales, asegurando la validez legal de los documentos.
  5. Integración sin problemas: La API permite una integración sencilla con cualquier programa, facilitando la adopción de la firma electrónica en sistemas existentes.
  6. Reducción de costos: Al eliminar el uso de papel y la necesidad de almacenar documentos físicos, se reducen los costos asociados con la administración de documentos.
  7. Trabajo remoto: La firma electrónica desde cualquier programa facilita la firma de documentos incluso cuando los involucrados se encuentran en ubicaciones geográficas distintas.
  8. Mejora del flujo de trabajo: La API de firma electrónica puede automatizar el proceso de firma y envío de documentos, optimizando el flujo de trabajo y acelerando la toma de decisiones.
  9. Auditoría y seguimiento: Las firmas electrónicas registran información detallada sobre quién firmó el documento y cuándo, lo que facilita la auditoría y el seguimiento.
  10. Flexibilidad de formatos: Las API de firma electrónica suelen ser compatibles con diversos formatos de archivo, como PDF, Word, Excel, lo que permite firmar una amplia gama de documentos.

Como podemos ver, son muchas las ventajas de poder utilizar la firma electrónica con cualquier programa.

Si crees que la firma electrónica te puede encajar y puede mejorar ciertos procesos en tu empresa, te invitamos a que te des de alta en nuestra plataforma y pruebes gratis la firma electrónica. Sin tarjetas de crédito, permanencia ni compromiso. Pruébala, y si te gusta, contratas.

La firma electrónica avanzada, qué es y sus ventajas

Cuando tenemos que llevar a cabo la firma de un documento, es muy importante identificar correctamente al firmante, y esto lo permite la firma electrónica avanzada. Pero no solo eso; esta firma tiene multitud de ventajas que la hacen única y que veremos a continuación.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada es la evolución tecnológica de la firma autógrafa.
Si en el pasado se acostumbraba a firmar con un bolígrafo o pluma sobre el papel, en la actualidad es más común hacerlo de forma digital.

Ahora, podemos realizar una firma electrónica desde nuestro teléfono móvil o en tabletas dedicadas, como las que usan algunas empresas de paquetería, sucursales y administraciones.

Dicha firma permite la Identificación del firmante de manera inequívoca, además de salvaguardar la integridad del documento firmado, para garantizar que sea exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.

Además, estas firmas avanzadas permanecerán intactas con el paso de los años y asegurarán una validez legal en aquellos documentos que hayan sido firmados.

Requisitos imprescindibles para que sea válida

El reglamento eIDAS, del que hablaremos más adelante, indica en su artículo 26 las exigencias jurídicas de la firma electrónica avanzada, requiriendo lo siguiente:

  • Debe estar vinculada al firmante de manera única
  • Permitir la identificación del firmante
  • Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo
  • Estar vinculada con los datos firmados por la misma, de modo, que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Ventajas de la firma electrónica avanzada

La superioridad que esta nos ofrece frente a la manuscrita son notables:

    • Ahorro de tiempo y dinero: Las aplicaciones y programas electrónicos para digitalizar la firma sustituyen un gran número de procesos, y como resultado, se produce un abaratamiento de esta actividad dentro de la empresa.
      Ahora no es necesario el envío de documentos físicos para su firma manuscrita, por lo que se puede dar un mejor servicio a sus clientes y herramientas que agilizan el trabajo de los empleados. 
    • Espacio de almacenamiento y custodia del documento: La exportación de ficheros físicos a digitales conocidos como La Nube le ha supuesto a muchas empresas y entidades un ahorro considerable de espacio al mismo tiempo que ha facilitado su acceso y disponibilidad a todas las partes.
      Debido a la interconexión mundial social y económica es de vital importancia garantizar la agilización de los procesos que de ser físicos requerirían de una inversión de tiempo y esfuerzos materiales y humanos.
    • Características técnicas de seguridad: Permite la identificación del firmante mediante la recopilación de datos anexos y vinculados al documento que ayudan a validar y comprobar su inviolabilidad. Hablamos de análisis biométricos que permiten registrar la presión y fluidez del trazo, y de un sistema de geolocalización,
      Además de crear el vinculo entre los datos y el firmante, de modo tal que cualquier modificación posterior de los mismos sea notable.
    • Validez legal: La firma electrónica avanzada tiene reconocimiento legal en muchos países y puede tener el mismo valor que una firma manuscrita en muchos contextos legales.
    • Eficiencia: Con la firma electrónica avanzada, los documentos se pueden enviar y firmar de forma remota, lo que agiliza los procesos y evita retrasos innecesarios.
    • Reducción de costos: Al eliminar la necesidad de papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico, la firma electrónica avanzada puede ayudar a reducir los costos operativos.
    • Rastreabilidad: Las firmas electrónicas avanzadas suelen dejar un registro detallado de las acciones realizadas, lo que proporciona un mayor nivel de rastreabilidad y seguridad.
    • Mayor alcance: Con la firma electrónica avanzada, es posible obtener documentos firmados electrónicamente de personas ubicadas en diferentes lugares geográficos, lo que facilita la colaboración y agiliza los procesos de negocio.
    • Menor impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y la necesidad de transporte físico, la firma electrónica avanzada contribuye a la conservación del medio ambiente y a la sostenibilidad.
    • Comodidad: Los firmantes pueden acceder y firmar documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando dispositivos electrónicos como computadoras, tabletas o teléfonos móviles.
    • Cumplimiento normativo: La firma electrónica avanzada puede ayudar a cumplir con requisitos legales y normativos específicos, como la Ley de Firma Electrónica en diferentes jurisdicciones.
    • Más fácil de obtener que la cualificada: La avazanda es más sencilla de obtener que la firma electrónica cualificada y con un amplio porfolio de posibilidades para poder firmar.
    • la firma electronica avanzada

Utilidad que ofrece la firma avanzada:

Algunos ejemplos de documentos que esta permite firmar son:

  • Contratos comerciales: Permite firmar contratos comerciales de manera rápida y segura, agilizando el proceso de cierre de acuerdos.

  • Documentos legales: Facilita la firma de documentos legales, como acuerdos de confidencialidad, poderes notariales, testamentos, entre otros.

  • Autorizaciones y consentimientos: Permite obtener autorizaciones y consentimientos electrónicos, como permisos de uso de datos personales, consentimiento informado en el ámbito médico, entre otros.

  • Transacciones financieras: Agiliza la firma de documentos relacionados con transacciones financieras, como préstamos, hipotecas, inversiones, entre otros.

  • Recursos humanos: Simplifica los procesos de contratación y firmas electrónicas de documentos relacionados con recursos humanos, como contratos laborales, políticas internas, acuerdos de confidencialidad con empleados, entre otros.

  • Comercio electrónico: Permite la firma de contratos y acuerdos en el ámbito del comercio electrónico, como términos y condiciones, acuerdos de venta, contratos de servicios, entre otros.

  • Administración pública: Facilita la firma de documentos en el ámbito de la administración pública, como solicitudes, trámites, permisos y licencias.

  • Licitaciones y contratos públicos: Agiliza el proceso de firma de documentos relacionados con licitaciones y contratos públicos, mejorando la eficiencia y la transparencia.

  • Servicios financieros: Permite la firma de documentos relacionados con servicios financieros, como apertura de cuentas, contratos de seguros, transferencias de fondos, entre otros.

  • Sector inmobiliario: Facilita la firma de contratos de compraventa y alquiler de propiedades, así como otros documentos relacionados con el sector inmobiliario.

  • Educación: Permite la firma de documentos educativos, como matrículas, contratos de servicios educativos, acuerdos de colaboración entre instituciones educativas, entre otros.

  • Salud: Simplifica la firma de documentos en el ámbito de la salud, como consentimientos informados, historias clínicas electrónicas, acuerdos de confidencialidad con proveedores de servicios médicos, entre otros.

  • Seguros: Agiliza la firma de contratos de seguros, pólizas y otros documentos relacionados con el sector asegurador.

  • Telecomunicaciones: Permite la firma de contratos de servicios de telecomunicaciones, acuerdos de confidencialidad, entre otros documentos propios de la industria.

  • Compras y ventas: Facilita la firma de documentos relacionados con compras y ventas, como órdenes de compra, facturas, contratos de suministro, entre otros.

  • Acuerdos de socios: Agiliza la firma de acuerdos entre socios, como pactos de accionistas, acuerdos de distribución, contratos de franquicia, entre otros.

  • Proyectos de construcción: Permite la firma de contratos y documentos relacionados con proyectos de construcción, como contratos de obra, subcontratos, órdenes de cambio, entre otros.

  • Investigación científica: Simplifica la firma de documentos relacionados con la investigación científica, como acuerdos de colaboración, contratos de propiedad intelectual, entre otros.

  • Servicios profesionales: Facilita la firma de contratos de servicios profesionales, como contratos de consultoría, asesoría legal, servicios contables, entre otros.

  • Documentos personales: Permite la firma de documentos personales, como contratos de arrendamiento residencial, contratos de préstamos personales, contratos de servicios profesionales, entre otros.

A continuación podemos ver un vídeo donde explicamos todas las funcionalidades que presenta efirma GO con respecto a la firma digital avanzada:

Requisitos legales de la firma electrónica avanzada

Es de gran importancia que la firma de nuestros documentos cuente con validez jurídica.

Ante tal cuestión debemos dirigirnos al reglamento (UE) Nº 910/2014, más conocido como eIDAS, encargado de sistematizar y regular el reconocimiento de identidades electrónicas haciéndola válida en cualquier servicio público online dentro del territorio de la Unión Europea y sus países miembros, pudiendo incluso ser aportadas como medio de prueba en cualquier procedimiento judicial, siempre que se pueda acreditar su validez.

En este sentido, el artículo 3.9 de la Ley de Firma Electrónica indica que “No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica”.

A nivel del estado español, tenemos la ley 6/2020, de 11 de noviembre, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y aquellos otros aspectos legales que no hayan quedado recogidos por el reglamento eIDAS. En ningún caso, esta ley irá en contra de lo regulado por el reglamento europeo.

Como punto final de este artículo, debemos indicar que efirma GO cuenta con un informe expedido por el reconocido despacho de abogados ECIJA, el cual certifica que la firma electrónica avanzada que ofrece efirma GO cumple con todos los requisitos legales exigidos para su cumplimiento, por lo que en caso de ser necesario, la firma digital de efirma GO puede ser presentada como prueba en los juicios que así lo requieran.

Si estás interesado en probar la firma electronica avanzada, contacta con nosotros, o también puedes para pedir tu prueba gratuita de la firma electrónica avanzada y convencerte de que efirma GO es la solución que buscabas.

¿Cómo firmar documentos en PDF?

Actualmente, todos contamos con móviles, tablets y PCs que nos permiten estar más conectados con el mundo empresarial o con otras personas.

El movimiento diario de archivos, el envío de documentos y los acuerdos que se cierran cada hora hacen necesario que existan herramientas que nos permitan agilizar todos estos procesos, como puede ser firmar documentos en PDF.

La firma en los documentos PDF

Una de las necesidades más comunes es la de tener que conseguir la firma digital de documentos a distancia con su debida validez legal. Documentación que no puede ser aplazada y que debemos formalizar de manera correcta, por ejemplo, a través de las firmas en documentos PDF sin tener que imprimirlos. ¿Qué opciones tenemos para ello?

La Importancia de la Firma Electrónica en la Era del Teletrabajo

La pandemia de Covid-19 cambió radicalmente la forma en que trabajamos. Muchas empresas se vieron obligadas a cerrar sus oficinas físicas y adoptar el teletrabajo. Este cambio reveló una de las carencias más significativas del trabajo remoto: la necesidad de aprobar y formalizar documentos a distancia de manera legal y eficiente. Aquí es donde la firma electrónica juega un papel vital.

Ventajas de la Firma Electrónica para el Teletrabajo

  • Agilidad y Eficiencia: La firma electrónica permite la aprobación rápida de documentos sin necesidad de impresión, escaneo o envío postal.
  • Validez Legal: Según el Reglamento eIDAS, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas en la Unión Europea.
  • Ahorro de Costos: Elimina los costos asociados con el papel, tinta y envío.

Opciones para Firmar Documentos PDF

Adobe Reader DC

Una de las opciones más conocidas para firmar documentos PDF es Adobe Reader DC. Este software ofrece una versión gratuita que permite firmar documentos, así como una versión Pro con funciones avanzadas de edición.

Pasos para Firmar un PDF con Adobe Reader DC

  1. Abrir el archivo PDF: Iniciar el documento o formulario que se desea firmar.
  2. Seleccionar “Rellenar y firmar”: Desde la pestaña de “Herramientas”, elegir esta opción.
  3. Crear y añadir la firma: Dibujar la firma con el ratón y añadirla al documento.
  4. Guardar el PDF firmado: Colocar la firma en el lugar deseado y guardar el documento.

Inconvenientes de Adobe Reader DC

  • Restricciones de Seguridad: Algunos documentos pueden tener medidas de seguridad que prohíben las firmas electrónicas.
  • Dificultad para Dibujar la Firma: Dibujar la firma con el ratón puede no ser preciso y puede no parecerse a la firma manuscrita auténtica.
  • Problemas de Validación: La validación de la certificación puede ser complicada, con mensajes de «Desconocida, no se puede verificar el autor».

Solución Avanzada: efirma GO

Para evitar los inconvenientes mencionados, una aplicación de firma electrónica avanzada como efirma GO es la solución ideal.

Beneficios de efirma GO

  1. Validez Legal: Cumple con el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020, garantizando la legalidad de las firmas electrónicas.
  2. Seguridad y Autenticidad: Utiliza métodos criptográficos para asegurar la autenticidad y seguridad de las firmas.
  3. Trazabilidad y Control: Permite el seguimiento y control del documento firmado en todas sus fases.

Cómo Funciona efirma GO

efirma GO permite la firma digital de documentos en PDF en solo tres simples pasos:

  1. Publicar el Documento: Subir el documento PDF a la aplicación.
  2. Notificar a las Partes: Enviar notificaciones automáticas a través de correo electrónico o la misma aplicación.
  3. Firma del Documento: Los destinatarios pueden firmar con su dedo, manteniendo la firma idéntica a la manuscrita.

Ventajas de Firmar Documentos Digitalmente con efirma GO

Eficiencia y Comodidad

  • Sin Necesidad de Impresión: Elimina la necesidad de imprimir, escanear y reenviar documentos.
  • Firma desde Cualquier Dispositivo: Los usuarios pueden firmar desde su móvil, tablet u ordenador sin descargar la aplicación.
  • Acceso Continuo: Las partes pueden acceder al documento antes, durante y después del proceso de firma.

Seguridad y Legalidad

  • Trazabilidad: Registra cada acción realizada sobre el documento, garantizando su integridad y autenticidad.
  • Biometría: Recopila datos biométricos como la velocidad de trazo y la posición, asegurando la identidad del firmante.
  • Cumplimiento Normativo: Compatible con las regulaciones europeas y la ley española.

Rentabilidad y Flexibilidad

  • Ahorro de Costos: Reduce costos operativos al eliminar el uso de papel y otros recursos físicos.
  • Configuración Personalizada: Adaptable a las necesidades específicas de cada empresa, con opciones de plantillas y flujos de trabajo.

FIRMAR PDF

Implementación de efirma GO en tu Empresa

Integración con Sistemas Existentes

efirma GO se puede integrar fácilmente con otros sistemas empresariales como ERP, CRM y BPM, mejorando la eficiencia de los flujos de trabajo.

API Personalizable

La API de efirma GO permite personalizar completamente la experiencia de firma, integrándose con programas y aplicaciones existentes sin costo de integración ni mantenimiento.

Compatibilidad Sectorial

efirma GO es versátil y puede ser utilizada en diversos sectores, tales como recursos humanos, salud, asesorías, servicios financieros, inmobiliario, asegurador y ventas. Facilita la gestión documental y mejora la experiencia del usuario en cada sector.

Conclusión

La firma de documentos digitalmente en PDF es una necesidad imperativa en el entorno empresarial moderno. efirma GO ofrece una solución completa, segura y eficiente para firmar documentos PDF con plena validez legal. No solo mejora la agilidad y eficiencia de los procesos empresariales, sino que también garantiza la seguridad y autenticidad de las firmas electrónicas. Integra efirma GO en tu empresa y experimenta los beneficios de una firma digital avanzada.

Para más información sobre cómo implementar efirma GO en tu empresa, visita efirma GO y solicita tu versión de prueba gratuita hoy mismo.

¿Qué necesito para atender a mis clientes a distancia?

El teletrabajo y el constante ritmo que lleva la sociedad actual hace que, irremediablemente, cada vez haya más actividades que necesiten hacerse a distancia. Eso no quiere decir que, por ello, pierdan calidad o efectividad. Este es el caso de la atención a clientes, algo que puede realizarse a distancia si se tienen las herramientas necesarias para ello, como un software de firma electrónica.

Seguir leyendo

Descubre las ventajas del teletrabajo con el software de firma electrónica

El teletrabajo se ha convertido en una nueva modalidad de trabajo que está siendo cada vez más implementada por las empresas. Así, es la posibilidad de realizar las tareas habituales, pero desde casa. Además, es la mejor opción, actualmente, para prevenir el Coronavirus en las empresas. ¿Quieres conocer más ventajas? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el teletrabajo?

Se entiende por teletrabajo como una nueva modalidad de trabajo que permite realizar la función laboral desde casa. Para ello, basta con contar con el material técnico necesario para poder realizar las funciones adecuadamente y para poder estar en contacto con la empresa durante la jornada laboral, ya sea a través del teléfono o del correo electrónico.

Esta medida, implementada ya por muchas empresas que han visto en ella una mejora de la productividad, está siendo recientemente llevada a cabo para prevenir el Coronavirus en las oficinas.

Pero lo cierto es que, independientemente de eso, tiene muchas ventajas, tanto para la empresa como para el trabajador. Sobre todo, si se cuenta con un software de firma electrónica que facilita todo el proceso de firmas y gestiones similares.

Ventajas del teletrabajo

El teletrabajo es una modalidad interesante porque ofrece una serie de beneficios que todas las empresas deberían valorar, ya que repercuten en la calidad del trabajo y en la gestión del mismo. Si un trabajador solicita esta modalidad, o es la empresa quien la ofrece, deberá firmarse un acuerdo de teletrabajo donde vengan estipuladas las condiciones y evitar así posibles sanciones.

Menos costes

Tanto para el trabajador como para la empresa, es posible reducir los costes. Por un lado, se reducen los costes relacionados al desplazamiento e, incluso, el de las comidas fuera de casa. Por otro lado, se reducen los costes en cuanto a infraestructuras e instalaciones necesarias.

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Retención del talento

El teletrabajo es una manera que tienen las empresas de retener mejor el talento, pues los trabajadores valoran muy positivamente la posibilidad de trabajar desde casa y consideran que mejora su calidad de vida.

Mejora de objetivos

Se prioriza el trabajo por objetivos, en lugar del rendimiento por tiempo, por lo que se mejora la productividad de los empleados y se obtienen mejores resultados.

Permite conciliar la vida laboral con la personal

Algo fundamental del teletrabajo es que permite conciliar mucho mejor la vida personal con la vida laboral, ya que se tiene un mayor nivel de libertad.

Mayor flexibilidad de horarios

Al hilo de la ventaja anterior, el teletrabajo permite una mejor flexibilidad de horarios, ya que el trabajador es quien decide en qué horario trabajo, en función de las propias necesidades.

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La firma electrónica: un indispensable en el teletrabajo

Lo cierto es que existen diversas herramientas que favorecen y facilitan el teletrabajo pero, sin duda, la más indispensable es el software de firma electrónica. Contar con una firma digital permitirá que se puedan mantener todo tipo de reuniones y contactos, así como llevar al día cualquier papeleo o burocracia necesaria.

Por ejemplo, efirma GO es un software de firma electrónica que permitirá firmar todos los documentos que se necesiten, de manera telemática, y sin necesidad de estar las partes en el mismo espacio físico. Una herramienta a tener muy en cuenta, especialmente si se quiere hacer frente al Coronavirus actualmente.

Si crees que la firma electrónica encaja con tus necesidades, puedes probarla gratis durante unos días, con documentos totalmente válidos y que te darán toda la validez legal en caso de necesitarlos ante un juicio.

¿Por qué instaurar la firma electrónica para bancos?

Los bancos y otras instituciones financieras deben evolucionar a la par que lo hace la sociedad. Así, teniendo en cuenta la cantidad de datos que gestionan en papel de manera diaria, hay que valorar la posibilidad de instaurar otros métodos que faciliten estas tareas y que ayuden, en definitiva, a optimizar el tiempo invertido.

Para ello, existe la firma electrónica para bancos. Te contamos por qué es una buena idea hacer el cambio.

Firma electrónica para bancos: multitud de facilidades

Aperturas de cuentas, acuerdos de préstamo, retiradas de efectivo, ingresos…Todo ello son tareas que deben realizar, de manera constante, los bancos y otras entidades financieras. De este modo, cada una de dichas operaciones conlleva consigo la gestión de una serie de papeles que, irremediablemente, necesitan ser firmados electrónicamente o formato físico con papel.

Hasta ahora, todos estos papeles se han trabajado en papel, generando no solo una gran cantidad de residuos, sino también requiriendo una gran inversión de tiempo para firmarlos uno a uno.

La firma electrónica en servicios financieros se entiende como una gran aliada: invertir el coste necesario para apostar por una transformación digital supone grandes ventajas desde el primer momento.

Además, la posibilidad de la firma presencial con un dispositivo de la empresa, en el que el usuario puede firmar cualquier documento requerido por el banco al instante y sin generar gastos materiales a la empresa, suman más puntos a favor de la firma electrónica.

Firma presencial electrónica para bancos y sector financiero

Ventajas de la firma electrónica para bancos

La firma electrónica para bancos supone, en un primer lugar, un gran ahorro en papel y tiempo. Y es que, gracias a ella, los clientes ya no tienen que firmar un papel tras otro para poder realizar las operaciones deseadas, sino que se puede firmar todo haciendo un único clic en un software especializado.

Además, es un sistema muy seguro, que garantiza la veracidad de todo aquel que participa en la operación o firma: tanto la del cliente como la de la entidad financiera.

En definitiva, se pueden señalar las siguientes ventajas de la firma electrónica:

Reduce costes

La firma electrónica en servicios financieros permite ahorrar, especialmente, en papel y todos los costes que esto conlleva: folios, impresora, electricidad, tinta, envíos postales, etcétera.

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Ahorra tiempo y centra el foco de atención

Al tener que dedicarle menos tiempo a la impresión y firma de papel, se ahorra, irremediablemente, en tiempo. Así, los profesionales le pueden dedicar este tiempo a centrar su atención en las tareas más importantes, atendiendo a nuevos clientes o explicando más en profundidad algunos procesos.

Con ello, se aceleran los procesos de aprobación y autorización de las transacciones, facilitando, igualmente, a los empleados el acceso a los documentos. La firma electrónica también permite digitalizar los documentos, pudiendo visualizarlos en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Permite el seguimiento y archivado de documentos y operaciones

Con la firma electrónica, el seguimiento y archivado de documentos y operaciones se convierte en un procedimiento mucho más sencillo. Y es que la digitalización permite saber en todo momento, y de manera prácticamente instantánea, dónde se encuentra un documento y cuál es el estado del mismo o de la operación a la que pertenece.

Ofrece mayor seguridad

La firma electrónica para bancos destaca, entre otras cosas, por su gran seguridad. Así, reduce de manera considerable el riesgo de fraude, gracias al sistema de verificación de firmas.

Esta autenticación se realiza de manera rápida y con total seguridad.

Refuerza la imagen de marca

Una entidad financiera que utilice la firma electrónica es sinónimo de innovación y vanguardia. Por eso, se refuerza considerablemente la imagen de marca y ayuda a mejorar el servicio de atención al cliente.

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Firma electrónica para bancos con efirma GO

Efirma GO es la mejor opción para instaurar la firma electrónica para bancos. Una oportunidad de ofrecer experiencias 100% digitales a los clientes: mandatos SEPA, cambios en los límites de créditos, contratación de cuentas, etcétera. Y todo ello sin poner en riesgo la seguridad ni la optimización del tiempo.

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Ventajas de la firma electrónica para inmobiliarias

La firma digital es bien recibida en cualquier sector, incluso en el inmobiliario. Y es que este mecanismo permite simplificar y acelerar todas las operaciones que involucra su negocio. Por tanto, la firma electrónica para inmobiliarias debe ser ya una realidad. ¿Quieres saber por qué? ¡Sigue leyendo!

La firma electrónica en el sector inmobiliario

La firma electrónica puede ser una gran aliada en todos los sectores, por lo que las inmobiliarias también deben valorar las opciones que esta les ofrece. Especialmente, para agilizar todo lo relacionado con la firma de contratos y partes, y poder ofrecer así un servicio al cliente más eficaz.

Así pues, la firma electrónica para inmobiliarias es una mera evolución de la firma en papel, la cual permite firmar todos los documentos que acompañan al trabajo del agente inmobiliario. Esta firma es, además, muy cómoda, pues permite realizarse desde cualquier dispositivo: desde un móvil a una Tablet.

Además, también está disponible la firma presencial electrónica, que permite a la inmobiliaria seleccionar un dispositivo fijo de la empresa y utilizarla para que los clientes firmen en esta todos los documentos necesarios.

Firma presencial electrónica en inmobiliarias

Ventajas de usar la firma electrónica en inmobiliarias

Las ventajas de la firma electrónica para inmobiliarias son múltiples:

Legalidad

Un aspecto que preocupa en el sector inmobiliario es la legalidad de este tipo de firmas. Pero sí, puedes estar tranquilo: la firma electrónica en el sector inmobiliario es completamente legal.

Ante los ojos de la ley, esta firma es totalmente vinculante en España. Además, la tecnología que se emplea cumple con la normativa nacional y europea, así como con los estándares internacionales de seguridad.

Ahorro en costes

Apostar por la firma electrónica es apostar por el ahorro, ya que permite evitar el uso de papel, de tinta, de impresora y de demás accesorios necesarios para imprimir, firmar, fotocopiar y enviar documentos.

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Ahorro en tiempo

Al firmar en papel, se dedica mucho más tiempo del necesario a esa tarea. La firma electrónica permite, por tanto, ahorrar en tiempo, pues tan solo basta con acceder a un dispositivo, iniciar sesión en el software para el firmado electrónico en cuestión y firmar de manera automática. El proceso es mucho más rápido y el tiempo invertido con el cliente es siempre de calidad. Así se pueden firmar todo tipo de documentos: contratos de compraventa, de arrendamiento, aceptación de ofertas…

Ahorro de espacio

¡Sí! La firma electrónica en el sector inmobiliario también ayuda a reducir espacio. ¿Por qué? Pues porque guardar el papel requiere justamente de espacio de almacenamiento. Además, se necesita espacio para tener guardados los folios, la impresora, etcétera.

Incluso sirve para ahorrar espacio en el momento de los desplazamientos: es posible llevar contratos y partes de visita en un dispositivo electrónico sin tener que cargar con carpetas llenas de ellos.

Es respetuosa con el medio ambiente

Al no hacer uso de tanto papel, de tinta ni de otros materiales de impresora o electricidad, es una práctica mucho más respetuosa con el medio ambiente.

Seguridad

La firma electrónica para inmobiliarias es un procedimiento completamente seguro. De este modo, no solo ayuda a verificar firmas e identidades, sino que permite tener guardados en un único lugar todos los documentos importantes, sin posibilidad de que se pierdan o extravíen.

Además, también permite tener un mayor control de dichos documentos, ya que siempre se va a poder acceder a una copia en el momento que se desee.

Ahora hablaremos de los distintos tipos de contratos que existen en el mundo inmobiliario y la integración de la firma electrónica en ellos.

Tipos de contratos inmobiliarios

¿Qué es un contrato de arras?

Un contrato de arras es un acuerdo privado en el que el comprador entrega una cantidad de dinero al vendedor como señal de reserva del inmueble. Este contrato establece las condiciones de la compraventa y las consecuencias en caso de incumplimiento por alguna de las partes. Existen tres tipos principales:

  • Arras confirmatorias: Sirven como confirmación del compromiso de compra. Si una de las partes no cumple, la otra puede exigir el cumplimiento del contrato o su resolución con indemnización por daños y perjuicios.

  • Arras penitenciales: Permiten desistir del contrato, pero con penalización. Si el comprador desiste, pierde la cantidad entregada; si es el vendedor quien incumple, debe devolver el doble de lo recibido.

  • Arras penales: Funcionan como una cláusula penal anticipada. En caso de incumplimiento, la parte afectada puede exigir la ejecución del contrato o la cantidad acordada como penalización.

¿Qué es un contrato de compraventa?

El contrato de compraventa es el acuerdo legal mediante el cual un vendedor transfiere la propiedad de un bien inmueble a un comprador a cambio de un precio previamente acordado. Este tipo de contrato es fundamental en el sector inmobiliario, ya que es el paso definitivo en el proceso de adquisición de una propiedad.

¿Qué es un contrato de opción a compra?

El contrato de opción a compra es un acuerdo en el que una de las partes (el vendedor) concede a la otra (el comprador) el derecho exclusivo de adquirir un bien inmueble a un precio acordado en un periodo de tiempo determinado, sin que el comprador esté obligado a hacerlo. Es un contrato con un componente de opción, no de obligación

¿Qué es un contrato de gestión inmobiliaria?

El contrato de gestión inmobiliaria es un acuerdo entre el propietario de un inmueble (o varios) y una agencia inmobiliaria o gestor inmobiliario, mediante el cual la agencia se encarga de la administración, gestión o venta del inmueble, ya sea para arrendarlo o venderlo. Este tipo de contrato es muy común para personas que no desean involucrarse directamente en la gestión de sus propiedades o que necesitan una ayuda profesional para llevar a cabo la transacción de forma eficiente.

Elementos clave de un contrato inmobiliario:

Estos son los elementos más importantes de un contrato general, existen tipos más específicos que tienen apartados diferentes, pero estos son los más comunes que se encuentran en casi todos ellos: 

  •  Identificación de las partes: El contrato debe identificar correctamente al vendedor y al comprador, incluyendo sus datos personales completos y su capacidad legal para firmar el contrato
  • Descripción detallada del inmueble: Se debe especificar la ubicación, el tipo de propiedad, la superficie, los linderos o cualquier otra característica que permita identificar el inmueble de forma precisa
  • Precio y forma de pago: El precio de la compraventa debe estar claramente indicado, junto con la forma de pago.
  • Plazos: Establecer un plazo de ejecución para la entrega del inmueble, generalmente fijando la fecha a la firma de la escritura pública ante notario.
  • Condiciones adicionales: Cláusulas sobre el estado de la propiedad, garantías y responsabilidades sobre posibles cargas(hipotecas, deudas, etc.).
 

Integración de la firma electrónica en contratos inmobiliarios 

La adopción de la firma electrónica en la formalización de contratos ha simplificado y agilizado este proceso. Algunas ventajas específicas incluyen:

  • Agilidad en la gestión: La posibilidad de firmar documentos desde cualquier dispositivo y lugar facilita la coordinación entre las partes, reduciendo tiempos y desplazamientos.

  • Seguridad jurídica: Las firmas electrónicas cualificadas cumplen con la normativa europea y nacional, garantizando la autenticidad e integridad del documento.

  • Eficiencia operativa: Al eliminar la necesidad de documentos físicos, se optimizan los procesos internos de las inmobiliarias, reduciendo costes y mejorando la experiencia del cliente.

Estos son los contratos más habituales dentro del sector inmobiliario, hemos podido ver los tipos que existen, hemos visto sus partes generales y su integración con la firma electrónica, facilitando el trabajo de ambas partes, herramientas como efirma GO nos ayudan en estos procesos  
Todos los tipos de contratos inmobiliarios con firma electrónica

Firma electrónica para inmobiliarias con efirma GO

Con efirma GO podrás implementar la firma electrónica para inmobiliarias en tu empresa, accediendo a todas las ventajas que la firma electrónica ofrece, mejorando así los procesos de firma y gestión de documentos. Estos beneficios son positivos tanto para la empresa como para los profesionales y clientes, quienes verán mejor aprovechado su tiempo.

No dudes en ponerte en contacto si tienes cualquier duda, o también puedes darte de alta en efirma GO y probar de forma totalmente gratuita la herramienta

La importancia de la firma digital de documentos en el departamento de ventas

La firma digital de documentos se ha convertido en una gran solución para las empresas especializadas en ventas, las cuales reciben cada día cientos de documentos que deben ser firmados rápidamente para conseguir agilizar los procesos y cerrar la venta.

Por este motivo es muy importante que las empresas del sector conozcan las ventajas y beneficios que obtienen gracias a la firma digital de documentos y puedan implementarlas dentro de su empresa para mejorar su rendimiento.

Ventajas de la firma digital en documentos comerciales y el departamento de ventas

  1. Firma de factura electrónica en tan solo un minuto

Uno de los objetivos profesionales que todas las empresas dedicadas a las ventas tienen en común es el placer de poder gestionar mejor su tiempo. Esto conlleva a una mayor eficiencia por parte de su personal y, a nivel global, una gran gestión de los costes.

Cuando el equipo comercial cierra una venta y el cliente ya está totalmente convencido del producto o servicio de tu empresa, lo más importante es que el trámite de firmar facturas electrónicas se haga cuanto antes. Gracias a la gestión de la firma digital de  documentos de efirma GO es tan solo cuestión de unos minutos: el cliente recibe su contrato por correo electrónico, lo abre en el dispositivo electrónico que desee y lo firma y lo reenvía al comercial en cuestión de minutos y, ¡chas! Venta cerrada.

También existe la posibilidad de realizar este proceso mediante la firma presencial, sistema por el cual el cliente firmará los documentos en un dispositivo fijo en la misma oficina, y todo quedará digitalizado al instante.

Firma presencial electrónica en departamento de ventas

  1. Contratos con más de una firma

Actualmente está a la orden del día que se den las contrataciones entre dos personas que se encuentran distanciadas entre sí. Hasta ahora se había empleado el correo postal para realizar el intercambio de documentos, pero esta modalidad de relación contractual ha cambiado mucho gracias a Internet, el cual ha permitido explotar nuevas formas de consentimiento a distancia como la firma digital de documentos.

La posibilidad de que la firma digital de documentos pueda realizarse desde cualquier lugar y dispositivo, hace que la distancia no sea un problema para ninguno de los firmantes del documento.

firma electrónica

  1. Mejora la productividad de los comerciales

Con una herramienta de firma electrónica de documentos como la que ofrece efirma GO, resulta muy sencillo realizar un seguimiento del estado de un contrato o la firma factura electrónica, y saber en qué estado se encuentra en cada momento.

Como consecuencia, los trabajadores del departamento de ventas de la empresa ahorrarán tiempo en enviar email o realizar llamadas de seguimiento de la firma factura electrónica o de los contratos pendientes, y podrán dedicar este tiempo en contactar con otros clientes potenciales y cerrar nuevas ventas.

  1. Respaldo legal de la transacción

La firma digital de documentos recopila una serie de datos biométricos – localización, dirección de email, OP, identificador único del dispositivo, etc. – que constituye un comprobante irrefutable de quién fue la persona que llevó a cabo la firma factura electrónica o del documento en concreto, además de conocer dónde y cuando se realizó la firma. Esta información tiene validez legal ante cualquier tribunal, por lo que el departamento de ventas no tiene de qué preocuparse en ninguna de sus transacciones.

Obligaciones del emisor de una factura electrónica

Otro de los múltiples usos que tiene la firma digital de documentos dentro del departamento de ventas de una empresa es la emisión y firma factura electrónica. Pero esto también conlleva unas ciertas obligaciones para el emisor de la factura como son:

  • Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
  • Asegurarse de la legibilidad en el formato original.
  • Garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
  • Conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
  • Contabilizar las facturas.
  • Garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas que expida o conserve mediante los controles de gestión usuales de su actividad empresarial o profesional. El único requisito de estos controles de gestión es que deben permitir la creación de una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.

firma electrónica de documentos almería

Gracias a la firma electrónica de documentos, los usuarios pueden certificar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas gracias al certificado digital que se expide al momento de finalizar el proceso de firmado electrónico. Los usuarios pueden firmar facturas electrónicas gracias a tres vías:

  • Mediante una firma electrónica avanzada que se haya creado desde un dispositivo seguro de firmas o mediante en un certificado reconocido.
  • Gracias a un sistema de intercambio electrónico de datos, tal como se define en el cuándo el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Es legal cerrar contratos de venta con la firma digital de documentos?

Si ya tienes cerrada la venta y tan solo falta la firma electrónica de documentos, tan solo necesitas tener a tu disposición un software de firma electrónica que te facilite todos los trámites finales.

De esta forma el cliente podrá firmar facturas electrónicas o cerrar su contrato desde su tablet, smartphone u ordenador, y ambos recibiréis una copia del documento firmado en vuestro correo electrónico.

¿Y si tu potencial cliente se muestra receloso ante la posibilidad de utilizar esta modalidad? No te preocupes, ya que la firma factura electrónica es totalmente legal en nuestro país, así que no dejes que este problema te haga perder una venta. Muéstrate claro al respecto y explícale a tu cliente todos los pros de realizar este tipo de trámites.

¿Conoces las ventajas de firmar facturas electrónicas?

Informatizar este proceso tiene múltiples ventajas para la empresa entre los que se encuentran:

  • Ahorro de costes.
  • Reduce el tiempo de su gestión.
  • Mecanización en la contabilidad y la administración.
  • Mejora la eficiencia.
  • Mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
  • Eliminación de los espacios de almacén de documentos.
  • Integración con las aplicaciones internas de la empresa.
  • Reducción de costes en papel con respecto a la factura en papel.
  • Agilización en las transacciones.

firma electrónica almería

¿Es posible expedir facturas fuera de España, en nombre de empresas residentes en España?

La respuesta es sí. Si la persona que va a expedir la factura no reside en España, pero si lo hace en algún país perteneciente a la Unión Europea o país con instrumento jurídico, puede expedir la factura sin necesidad de un permiso de la Agencia Tributaria.

Si no es residente en España, ni en ningún país de la UE, ni su país cuenta con los instrumentos jurídicos necesarios, será fundamental la autorización expresa de la Agencia Tributaria para firmar facturas electrónicas, o bien puede gestionar la autorización a instancias de empresarios o profesionales españoles.

efirma GO es un sistema de firma digital de documentos rápido, válido legalmente y seguro que ayuda a empresas a agilizar sus procesos de firma y certificación de documentos. No dudes en contactar con nosotros y resolver todas tus dudas.

O también puedes darte de alta en una prueba gratuita de la firma digital y probar la herramienta, durante 15 días, haciendo uso de varios documentos con completa validez legal. Tú eliges.