Actualmente, todos contamos con móviles, tablets y PCs que nos permiten estar más conectados con el mundo empresarial o con otras personas.
El movimiento diario de archivos, el envío de documentos y los acuerdos que se cierran cada hora hacen necesario que existan herramientas que nos permitan agilizar todos estos procesos, como puede ser firmar documentos en PDF.
La firma en los documentos PDF
Una de las necesidades más comunes es la de tener que conseguir la firma digital de documentos a distancia con su debida validez legal. Documentación que no puede ser aplazada y que debemos formalizar de manera correcta, por ejemplo, a través de las firmas en documentos PDF sin tener que imprimirlos. ¿Qué opciones tenemos para ello?
La importancia de la firma electrónica para el teletrabajo
Tras la época vivida por el Covid-19, en la que más de una oficina ha tenido que cerrar su instalación física para trabajar a distancia desde casa con todas las ventajas que ello supone y en la que, para más de una, ha tomado consciencia de una de las carencias más comunes cuando se adopta la modalidad del teletrabajo. Nos referimos a la aprobación y formalización telemática de la documentación, a fin de agilizar todos aquellos trámites necesarios que deben cumplirse en un plazo establecido. Es decir, contar con medios para firmar documentos digitales con total garantía legal según el Reglamento eIDAS.
Necesitaremos soluciones telemáticas para mejorar nuestra comunicación con clientes, proveedores y trabajadores.
Por ello, dada la frecuencia cada vez mayor de recibir documentos en PDF, y acostumbrados a su impresión, firma manuscrita, escaneo y devolución vía email, os mostramos distintas opciones de cómo firmar documentos en PDF de forma fácil y rápida.
Firmas en documentos PDF: Adobe Reader DC
Una de las opciones populares es la firmar archivos PDF en Adobe Reader, lector de documentos que cuenta con una versión gratuita (da la posibilidad de firmar documentación) y una versión Pro que cuenta con la mayoría de las funciones avanzadas de edición.
Adobe Reader nos permite crear una firma e incorporarla al documento subido. Los pasos a seguir serían:
- Abrimos el archivo o formulario que deseamos firmar.
- Desde la pestaña de “Herramientas”, seleccionamos “Rellenar y firmar”.
- Añadimos la firma creada por nosotros. Se puede dibujar con el mismo ratón.
- Aplicamos la firma y la situamos en el lugar que queramos.
- Guardamos el PDF firmado.
¿Qué inconvenientes puede tener las firmas en documentos PDF con Adobe Reader?
Como indican en la página oficial de Adobe Reader: “algunos documentos tienen aplicadas medidas de seguridad que prohíben firmas electrónicas. Imprima estos documentos y, a continuación, firme la copia impresa”. Es decir, estaríamos en el mismo punto de partida de tener que recurrir a la impresión de la documentación y el gasto en tiempo y coste derivado de dicho proceso.
Además, el hecho de tener que “dibujar” nuestra firma con el ratón o el cursor del teclado, no termina de hacerlo del todo fácil y rápido el procedimiento para conseguir la firma y que ésta no termine de asemejarse a la auténtica firma manuscrita.
Por último, en ocasiones, al intentar firmar un documento electrónicamente, nos puede saltar un aviso respecto a la validez de la certificación del mismo que aparece como “Desconocida, no se puede verificar el autor”. Se puede realizar una serie de configuraciones para solucionarlo, pero en cualquier caso, dificulta la consecución de la firma del documento PDF final.
Firmas en PDF: la firma digital de documentos
¿Cómo evitar los posibles problemas anteriores? Con una aplicación de firma electrónica avanzada. Sin duda, la firma digital es una de las formas más rápidas y válidas para conseguir el documento en PDF firmado.
Entendemos en este caso por firma digital aquellas firmas electrónicas que son legalmente válidas en la Unión Europea, tal como viene definido en el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS). La firma electrónica se consigue a través de métodos criptográficos que aseguran su seguridad y autenticidad, permitiendo que tanto el receptor como el emisor de un archivo se puedan identificar mutuamente.
Nuestra solución para firmar digitalmente documentos en PDF: efirma GO
Se trata de nuestra firma electrónica avanzada, apta para firmar cualquier tipo de documento PDF y capaz de simplificar el envío, firma y control de documentos, gestionando y validando toda la documentación al instante desde el mismo móvil, tablet u ordenador. A su vez, identifica al firmante y detecta cualquier cambio posterior en los datos firmados, es decir, la trazabilidad del documento firmado. Así, podremos hacernos con la firma longeva en los documentos que necesitemos.
¿Cómo funciona?
Como firmar en papel, pero más ágil, útil y rentable. La firma digital efirma GO sigue un proceso de 3 simples pasos:
Al publicar el documento en PDF dentro de la aplicación, podemos notificar a todas las partes automáticamente por correo
electrónica o a través de la misma aplicación de que ya tienen disponible el nuevo documento PDF para su firma digital. Consulta cómo funciona la firma digital efirma GO.
De esta manera, además contamos con una serie de ventajas:
- No necesitaremos imprimir, escanear y reenviar el PDF firmado. Todo se realiza desde la misma aplicación y, además, sin necesidad de tenerla descargada.
- Se puede firmar con el mismo dedo, es decir, será idéntica a nuestra firma manuscrita.
- Tiene validez legal, sirviendo para firmar electrónicamente infinidad de tipos de documentos.
- El usuario, ya sea parte interviniente o firmante, tendrá acceso al documento PDF antes, durante y después de la firma.
- Se garantiza la trazabilidad durante todo el proceso de firma ya que el sistema guarda un registro de cada actuación sobre el documento.
Nuestro compromiso por una firma electrónica más sencilla
Con el fin de ayudarte a tu adaptación y dado que en esta época se van a multiplicar tus necesidades de firma electrónica, decidimos proporcionar nuestra aplicación de firma digital, efirma GO, que además cuenta con la posibilidad de poder firmar desde un iPhone, con una versión de prueba gratuita en la que podrás disponer de 20 documentos durante 15 días para permitirte trabajar con normalidad a distancia, facilitando el teletrabajo.
Queremos facilitarte un poco las cosas en esta época de crisis. Puedes solicitarla desde este mismo momento.
Sácale el máximo rendimiento a nuestra firma electrónica.
