Firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en una gran solución para las empresas, quienes cada día reciben documentos que deben ser firmados. Gracias a ella, consiguen agilizar estos procesos. Pero a pesar de ser un recurso cada vez más común, todavía quedan dudas por aclarar.

Todo lo que debes saber sobre la firma electrónica

Son muchos los documentos que llegan cada día a las empresas para ser firmados. El procedimiento hasta hace poco era obvio: imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y volverlo a enviar. Y así uno a uno.

Un poco tedioso, ¿no? Además de un constante -y considerable- gasto tanto en tiempo como en papel, tinta y demás. Es por eso por lo que la llegada de la firma electrónica fue muy bien recibida entre los distintos departamentos de las empresas, pues su principal característica es que permite firmar digitalmente un documento en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Ahora bien, todavía hay muchas dudas al respecto, sobre todo para aquellos que no lo han utilizado aún. Te las resolvemos:

¿Qué es una firma electrónica? Definición y concepto.

Una firma electrónica es un proceso que identifica a un equipo informático o a una persona en la gestión y tramitación de documentos electrónicos. ¿Cómo? A través de métodos criptográficos que aseguran su seguridad y autenticidad. Esto permite que tanto el receptor como el emisor de un contenido se puedan identificar mutuamente.

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¿Qué tipos de firma electrónica hay?

A día de hoy, se pueden diferenciar tres tipos de firma electrónica:

  • Firma electrónica: es la más básica. Permite identificar a un firmante, por ejemplo, a través de un usuario y una contraseña.
  • Firma electrónica avanzada: es la que identifica al firmante y es capaz de detectar cualquier cambio posterior en los datos firmados.
  • Firma electrónica reconocida: esta firma es considerada como el equivalente legal a la firma manuscrita. Solo una Autoridad de Certificación puede emitirla, ya que así se comprueba la identidad del certificado y se genera en un dispositivo seguro para firmar.

¿Qué necesito para firmar electrónicamente?

Un certificado digital garantiza la autenticidad de la firma; es decir, se garantiza que la persona que firma es quien dice ser, lo que se traduce en una legalidad plena. Son las propias Autoridades de Certificación las encargadas de otorgar dichos certificados digitales En España la institución encargada es el FNMT.

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¿La firma electrónica se puede falsificar?

Es muy difícil falsificar una firma electrónica, ya que si hay alguna alteración en el certificado electrónico puede falsificarse. Aún así, es recomendable tomar una serie de precauciones para que esto no pueda ocurrir, como proteger el certificado con una contraseña segura o no dejarlo fuera de nuestro control.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica está orientada, sobre a todo, a realizar operaciones por Internet que en la vida diaria se necesita un proceso para validarlas, como la firma de presupuestos o contratos. Es decir, es necesaria para firmar digitalmente un documento.

Por ejemplo, se podría implementar en:

  • Petición de la vida laboral.
  • Firma de facturas electrónicas.
  • Firma de correos electrónicos.
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.

firma digital como usarla

Ventajas de la firma electrónica

  1. Reduce costes: Una empresa que cuenta con un sistema de firma electrónica se beneficia de una importante reducción de costes, ya que se eliminar los costes que van asociados a la firma de documentos en papel. Una firma elimina los costes de impresión, de papel, gastos de envío, etcétera.
  2. Se disminuye el riesgo: La firma electrónica es jurídicamente vinculante; es decir, como hemos comentado, identifica al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento. De este modo, permite mejorar tanto la seguridad como el cumplimiento normativo de los registros electrónicos.
  3. La firma electrónica permite ahorrar tiempo: El hecho de no tener que firmar manualmente los documentos en papel permite reducir de manera considerable el tiempo que se dedica a las firmas. Por tanto, al digitalizar estos procesos se proporciona una vía más sencilla para firmar documentos y adquirir información sobre las actividades en cada fase de la recopilación de firmas.
  4. Se minimizan errores: Al eliminar los pasos manuales en la firma de documentos, se minimizan los errores, ya que la digitalización evita parte del error humano. Así, sin errores, es todavía más práctico y rápido todo el proceso posterior a la mera firma de documentos.
  5. Permite aumentar el espacio en la oficina: Digitalizar el proceso de firma permite, a su vez, aumentar el espacio en la oficina. Esto es posible gracias a que se reduce la cantidad de papel a almacenar, así como la cantidad de archivadores y otros dispositivos de almacenamiento que suelen ocupar mucho espacio en la oficina.
  6. La firma digital mejora las relaciones: La firma digital es, al fin y a cabo, una vía mucho más moderna y sencilla de finalizar los flujos de trabajo. Por tanto, esto hará que clientes, empleados y proveedores puedan disfrutar de una experiencia mejor y más eficiente, por lo que estarán más satisfechos y se evitarán discusiones.
  7. Supone un compromiso ambiental: Contar con un sistema de e firma en la empresa refleja una imagen de responsabilidad ambiental por parte de la misma. La reducción de gasto de papel, entre otros, es un paso importante para el cuidado del medio ambiente. Es, por tanto, también un punto a valorar por las empresas.

La firma electrónica es, en definitiva, un paso importante para la digitalización de las empresas, lo cual facilita los procesos de comunicación y firma de documentos en todas las áreas. efirma GO es un sistema de firma electrónica sencillo, seguro y legal que le permitirá a tu empresa reducir costes y tiempo.

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