La firma electrónica en RRHH
En una empresa la digitalización de los procesos y la transformación de las gestiones gracias a la implantación de soluciones tecnológicas, resulta de gran ayuda a la hora de garantizar la productividad de los distintos departamentos y asegurar unos equipos eficaces y eficientes.
El departamento de Recursos Humanos no es ajeno a esta cuestión y la firma electrónica es un software que se está convirtiendo en imprescindible a la hora de afrontar todos los documentos a firmar desde el departamento laboral. Por tratarse de temas especialmente es importante dejar claro la plena validez legal de la firma electrónica avanzada, que en el REGLAMENTO EIDAS de la la Unión Europea y en la Ley 6/2020 LSEC, dejan claro que tiene la misma validez legal que la firma manuscrita. La firma electrónica es aquella que está constituida por un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento online, cuyo objetivo, al igual que la firma manuscrita es identificar al firmante de forma inequívoca y poner de manifiesto la intención del firmante de aceptar el contenido del documento firmado. Estos documentos son plenamente válidos a nivel legal y son considerados prueba documental en un juicio.
¿Qué documentos pueden firmarse electrónicamente en el departamento de RRHH?
Teniendo en cuenta lo anteriormente dicho, cualquier documento que haya que firmar por parte de los trabajadores, la empresa o los representantes legales de los trabajadores es posible firmarlo con software de firma electrónica avanzada como efirma GO. Algunos de los documentos que se pueden firmar son:
- Nóminas.
- Contratos laborales.
- Claúsulas adicionales.
- Modelo 145.
- Finiquitos.
- Claúsulas de protección de datos.
- Formaciones en PRL.
- Registro de la jornada.
- Prórrogas…
Teniendo en cuenta el volumen y número de trabajo, todos estos procesos son posibles de automatizar gracias a las conexiones API de nuestro programa de firma electrónica. Igualmente a través de programas de nóminas o de prevención es posible automatizar todo el proceso y optimizar los flujos de trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a estas labores en más del 80%. Desde efirma GO, además podemos establecer recordatorios para los documentos pendientes de firmar o establecer caducidades para los documentos.
Ventajas de uso de la firma electrónica en RRHH
Dotar a nuestas gestiones de RRHH del carácter digital que tiene la firma electrónica va a a dotar a nuestra empresa de una mejor experiencia para con sus trabajadores y colaboradores. Transmitiremos la imagen de una empresa ágil, moderna y que se preocupa por mejorar la eficiencia en todos los ámbitos. Entre las ventajas más destacadas en el departamento de Recursos Humanos están:
- Reducción de tareas administrativas.
- Optimización y automatización de los procesos de gestión.
- Aumento de la rapidez y la eficiencia.
- Mejora de la gestión documental.
- Reducción del coste en papel y espacio de archivo.
- Agilidad en los procesos con trabajadores en remoto.
- Recepción inmediata del documento por parte del trabajador una vez firmado por todas las partes.
- Posibilidad de envío por SMS de cualquier documentación.
En efirma GO contamos con la experiencia que nos proporciona los 30 años de experiencia de nuesta empresa matriz Microdata en software laboral y de RRHH para saber las necesidades que puedes tener a la hora de implantar la firma electrónica para los procesos de gestión laborales. No dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de info@efirma.es el 950 180 820 o apúntate a una desmostración online sin compromiso en nuestro calendario de webinars.
