La gestión de firmantes y destnatarios en la firma electrónica.

Con la llegada de la firma electrónica, podemos establecer flujos de trabajo más eficientes a la hora de gestionar los destinatarios y firmantes de un documento. Lo que en un procedimiento manuscrito puede convertirse en un engorro de envíos, mails o visitas presenciales, con efirma GO, podemos establecer un recorrido automático. Veámoslo con un ejemplo:

Tenemos un contrato de un proveedor de servicios que necesitamos que firme la empresa en cuestión, pero a su vez necesitamos que nuestro gerente lo firme, sea revisado antes de enviarlo por el abogado de la empresa y finalmente se envíe al departamento de administración para su archivo y custodia.

Desde efirma GO podremos hacerlo en un solo paso, desde la nube y con la temporalidad ajustada a la necesidad.

El abogado recibirá el documento para su revisión y que dé el visto bueno al documento. Una vez hecho,

La empresa contratista y el gerente lo recibirán a firmar (podemos establecer el orden de firmas o que lo reciban en el mismo momento). Una vez firmado,

Los dos firmantes recibirán el documento firmado, junto al certificado de firma y en el departamento de administración también dispondrán del acceso al documento.

Cómo se gestionan destinatarios y firmantes

Para optimizar la administración de los distintos destinatarios y firmantes, en la nueva versión de efirma GO, hemos incluido mejoras para una mejor gestión de los mismos. Además, ya es posible importar de manera masiva los firmantes a través de un Excel o bien a través de otros programas, vía API. Recuerda que en nuestros planes se tarifa por número de documentos firmados, sin tener en cuenta el número de firmantes.

Se incluyen las siguientes mejoras en la sección de agregar destinatarios / firmantes:

• Mejoras de movilidad de bloques: Se permite mover de forma ágil los bloques, tanto en primera o última posición, como entre bloques. Para ayudar al usuario, el bloque a mover, sube una inclinación y se visualiza la posición donde quedará mediante su sombra.
• Vincular/ Desvincular bloques: Para compartir o no el orden de acción sobre el documento.
• Vincular/ Desvincular destinatario: para establecer mínimo de firmantes/ revisores.

Administración de destinatarios en efirma GO.

Lo primero es tener controlado el tipo de destinatario que va a entrar en el flujo del proceso de firmado electrónico del documento que estamos trabajando.

Podemos mover bloques de destinatarios, para cambiarlos de posición. Pincharemos en el botón del bloque y arrastraremos hasta la posición deseada. Se distingue el movimiento porque el bloque entero se inclina y se va reflejando la sombra de la posible nueva ubicación.

Si quieres conocer todos los detalles, inscríbete a una demo totalmente gratuita y descubre todo lo que la firma electrónica puede hacer por ti y tu empresa.

Podemos mover destinatarios, para combinarlos con otros destinatarios y poder establecer un mínimo de destinatarios de firma/revisión. Pinchar en el botón del destinatario y arrastrarlo hasta la posición deseada. Se distingue el movimiento porque el destinatario se inclina y se va reflejando la sombra de la posible nueva ubicación, soltaremos el bloque cuando esté en la posición deseada. Aparece entonces la casilla de nº firmantes, donde establecer el número mínimo de firmas necesarias para el bloque indicado.

Consigue ahora la firma electrónica avanzada de efirma GO. Nuestros precios de firma electrónica se adaptan a tus necesidades de usuarios y número de documentos a firmar.

En el mundo tan digitalizado en el que vivimos, necesitamos contar con herramientas que nos faciliten el día a día. A veces, necesitamos llevar a cabo procedimientos rápidos y sencillos y que sin embargo, parecen ser más complicados de lo que realmente son.

Poder firmar un documento desde un iPhone o teléfono Android forma parte del día a día de muchas personas, y realmente es más sencillo de lo que puedan creer muchos a simple vista. A continuación vamos a mostrar lo sencillo que resulta firmar un documento electrónico con efirma GO desde un iPhone.

Cómo firmar electrónicamente desde un iPhone

Paso 1: Te damos la bienvenida a efirma GO

Recibirás nuestro email de bienvenida para activar tu cuenta, y una vez aceptes las cláusulas y te hayas creado tu contraseña ya podrás acceder a tus documentos.

Paso 2: Elije cómo firmar con tu iPhone: web o Smartphone

Queremos que todo sea lo más cómodo posible para ti, y por eso puedes utilizar tu firma electrónica para firmar lo que necesites a través de la web de efirma GO o directamente desde tu iPhone.

Para hacerlo a través de tu iPhone también puedes descargarte nuestra App y acceder con tus claves a todos tus documentos.

Paso 3: ¿Tienes un documento para firmar?

Cada vez que tengas que firmar un documento te va a llegar un email o un SMS a tu móvil avisándote de que tienes un documento pendiente de firma.

Puedes firmarlo iniciando sesión en nuestra web o a través de la APP que ya te has descargado.

Paso 4: Firma el documento

Para utilizar tu firma electrónica, pincha primero en el documento que precisa tu firma.

Una vez pinches en el icono puedes revisar el documento antes de proceder a firmarlo.

Puedes firmar de forma manuscrita en tu móvil si utilizas la app o bien hacerlo con un clic a través de la web.

Para ello no olvides que debes pinchar en “cláusulas de aceptación” y después darle a “continuar”.

Paso 5: Confirmación del documento firmado

Cuando lo firmas por SMS

Si has firmado el documento a través de SMS, recibirás en tu móvil un SMS que te indica que el proceso de firma del mismo ha sido completado y te adjunta un enlace al documento para que puedas descargarlo firmado.

Cuando lo firmas por email

Si prefieres firmar el documento a través de email, una vez que haya sido firmado por todos los destinatarios recibes un email que te indica que documento ha sido completado y además de lo adjunta firmado, junto con el certificado de firma.

Paso 6: ¿Tienes alguna duda sobre el documento?

Si tienes dudas o consultas sobre el documento a firmar, siempre puedes rechazarlo indicando el motivo.

Nosotros te recomendamos que en caso de que te surja alguna duda contactes siempre con el remitente.

En efirma GO tienes todos tus documentos siempre accesibles:

Cada vez que accedas a la web de efirma GO iniciando sesión o entres en la APP con tu iPhone podrás ver todos tus documentos:

• Los que tengas pendientes de firmar.
• Los que están a la espera de la firma de otros.
• Los que ya están firmados.

Puedes consultar nuestros planes personalizados según tus necesidades, seas empresa o particular, y además puedes probar de forma gratuita la solución de firma electrónica avanzada de efirma GO durante un mes.

Cada vez es más importante tener totalmente controlado y bien gestionado todos aquellos trámites que realizamos, o todos esos documentos que firmamos electrónicamente

Uno de los mejores complementos que tenemos para salvaguardar la seguridad de estos documentos es el sellado de tiempo que podemos estampar en los documentos gracias a un software de firma electrónica. En este post hablaremos sobre el sellado de tiempo y su importancia.

¿Qué es el sellado de tiempo en relación a la firma electrónica?

El sellado de tiempo en la firma electrónica es el complemento perfecto que garantiza su integridad y que nuestras operaciones con firma digital se hacen de forma segura, proporcionando un valor añadido a la utilización de la firma digital.

Cuando operamos en internet es muy importante conocer el tiempo, para saber, por ejemplo, el momento exacto en que se emitió una factura, si una solicitud o reclamación se presentó en el plazo estipulado, o cuándo ha entrado en vigor una transacción o una relación contractual.

Y todo ello se consigue a través del sellado de tiempo, que además puede servir como prueba a la hora de valorar la firma electrónica en un procedimiento judicial.

¿Qué es la autoridad de sellado de Tiempo?

El sellado de tiempo es un método que sirve para probar que una serie de datos existieron en un momento determinado y que desde ese momento no se han modificado.

Dicho de otra forma, viene a certificar fecha y hora exacta en la que se firma un documento con firma electrónica, es decir, el momento exacto, actuando como tercera parte de confianza y extendiendo así su validez legal.

Este dato es fundamental si, por ejemplo, hemos firmado un contrato de seguro y es necesario saber en qué momento exacto ha entrado en vigor para saber si estamos cubiertos ante un hipotético accidente, o incluso para firmar las actas de una junta general de accionistas y que quede constancia de cuándo se realizó y quien estampó su rúbrica en él.

Para garantizar la fiabilidad del dato aportado por el sello del tiempo, no lo puede proporcionar ninguna de las partes firmantes del documento, porque perdería credibilidad.

Por ello debe hacerlo un tercero de confianza a quien se denomina Autoridad de Sellado de Tiempo, que es un prestador de servicios de certificación que ofrece sellos de tiempo oficiales y con todas las garantías legales

Con la Autoridad de Sellado de Tiempo la firma electrónica adquiere un valor añadido, porque por sí misma no nos va a dar la información sobre el momento concreto en que se ha creado la firma.

En Europa se conocen como TSA o “Prestadores de Servicios de Sello de Tiempo”, y son completamente imparciales e independientes a las partes que han firmado el documento de que se trate o que han realizado la transacción.

En el sistema que empleamos en efirma GO , junto al firmado electrónico de la imagen y los metadatos se realiza también, de forma completamente automática, un sellado de tiempo.

¿Qué garantiza el sellado de tiempo en la firma digital?

Uno de los requisitos más importantes en un proceso de firma electrónica es la integridad de los datos electrónicos que la conforman.

Y es importante porque en el ámbito de digital y de las nuevas tecnologías existen muchas maneras relativamente fáciles de alterar un documento electrónico.

El sellado de tiempo garantiza que esos datos asociados con una firma electrónica, entre los que están la fecha y hora de la firma o el lugar donde se ha realizado, o incluso la dirección de email de las partes que lo han firmado, no se han modificado ni alterado.

Si en algún momento posterior al sellado esos datos se llegaran a manipular o modificar de alguna forma, éste se rompería.

Para las empresas el sellado de tiempo va a garantizar la seguridad de las operaciones, contratos y documentos de todo tipo que realicen.

También son una garantía cuando realizamos transacciones de comercio electrónico, o en cualquier trámite de los que realizamos con las Administraciones Públicas.

Esta es una garantía que deberían cumplir todos los programas de firmas electrónicos y por ello, debes asegurarte que la empresa que contrates para firmar electrónicamente tus documentos lo cumpla, como es el caso de efirma GO.

En efirma GO garantizamos la integridad de los documentos firmados

En efirma GO garantizamos la integridad de los documentos firmados con nuestro sistema de firma electrónica con un certificado privado (generado por la FNMT) y sellado (sello de tiempo) por un tercero de confianza (ACCV).

Junto a los datos biométricos se adjunta el “hash” o resumen del documento y se procede a la encriptación, y así garantizamos que no se ha producido ninguna modificación o manipulación del documento.

Ahora que conoces todas las ventajas para la seguridad de tus documentos y operaciones cuando utilizas la firma electrónica con sellado de tiempo, puedes probar de forma gratuita la solución de firma electrónica avanzada de efirma GO durante un mes o consultar nuestros planes personalizados según tus necesidades.

¿Es lo mismo la firma electrónica que el certificado digital?

Aunque hace años que la firma electrónica y el certificado digital conviven, fue a raíz de la crisis sanitaria del Covid19, cuando se multiplicó su utilización tanto por particulares como por empresas.

La implementación y auge del teletrabajo a causa de la pandemia, y que sigue creciendo en nuestro país como alternativa al trabajo presencial, ha provocado que se realicen multitud de operaciones en modo online.

Transacciones comerciales y financieras o firma de documentos empresariales y jurídicos, son operaciones habituales hoy en día que formalizamos online y que nos permiten una mayor eficiencia y ahorro de tiempo.

En este marco, la principal preocupación que surge se refiere a la seguridad y protección de los datos que manejamos en la red, y a la necesidad de contar con mecanismos y soluciones que garanticen y aseguren cada operación que realizamos.

La firma electrónica y el certificado digital son dos de esos mecanismos, que cada día están más presentes en el desarrollo de nuestra actividad personal y profesional online, pero que en ocasiones se confunden, al igual que sucede en ocasiones entre la firma electrónica y la firma digital.

Son, no obstante, dos figuras diferentes que conviene conocer para usarlas de la forma adecuada, y que, sin embargo, tienen en común facilitarnos la operatividad cuando trabajamos en internet, y hacerlo en condiciones óptimas de seguridad y protección.

Conoce qué es una firma electrónica

Cuando hablamos de firma electrónica nos referimos a un concepto jurídico que alude a un conjunto de datos que están asociados a un documento electrónico y que utilizamos para firmar y validar documentos de todo tipo, sustituyendo a la firma manuscrita en papel.

Características de la firma electrónica

1. Autenticidad: La firma electrónica proporciona autenticidad al documento electrónico. Permite verificar la identidad del firmante y garantiza que el contenido del documento no ha sido alterado desde que fue firmado. Esto se logra mediante el uso de técnicas criptográficas que vinculan la firma al documento y a la identidad del firmante.
2. Integridad: La firma electrónica asegura la integridad del documento electrónico. Al firmar un documento digital, cualquier modificación posterior del contenido del documento se detectará, ya que la firma se basa en los datos exactos del documento en el momento de la firma. Si se realiza alguna alteración, la firma electrónica se invalidará.
3. No repudio: La firma electrónica impide el repudio por parte del firmante. Una vez que se ha aplicado la firma electrónica al documento, el firmante no puede negar haberlo firmado posteriormente. Esto brinda un elemento de seguridad y confianza en las transacciones electrónicas, ya que se evita que una de las partes niegue su participación.
4. Agilidad y eficiencia: La firma electrónica agiliza los procesos y reduce la necesidad de documentos físicos y firmas manuscritas. Al utilizar la firma electrónica, los documentos pueden ser firmados y enviados de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo y costos asociados con el manejo y el transporte de documentos en papel. Además, se puede considerar incluso más segura la firma electrónica a la firma manuscrita.

Las ventajas de su utilización son numerosas:

• Ahorra costes, dotando de mayor eficiencia a la gestión de todo tipo de documentos, y consiguiendo una mejora de la organización.
• Mayor movilidad: frente a la firma manuscrita-que es única- en un documento físico en papel, que puede extraviarse o deteriorarse, la firma electrónica permite tener acceso a su contenido desde cualquier lugar y en cualquier momento, y enviarlo y reenviarlo cuantas veces haga falta, ahorrando tiempo en las operaciones.
• Más seguridad: mientras que el documento en papel puede ser manipulado, el suscrito con firma electrónica destaca por su fiabilidad y confianza, porque permite identificar al firmante y asegura la integridad de su contenido.
• Mejora la productividad, porque permite agilizar los procesos y reducir muchos pasos y trámites que trabajando en formato papel ralentizan y dificultan ejecuciones, transacciones y operaciones, sobre todo en el momento actual, cuando las distancias entre las partes pueden constituir un problema.

Es muy importante que la solución de firma electrónica que elijas cumpla con todos los requisitos legales, y en concreto con la Ley de firma electrónica de la UE (Reglamento eIDAS).

Así, las soluciones de firma electrónica que te ofrecemos en efirma GO cumplen con todos los requisitos del Reglamento eIDAS: seguridad, garantía, certificada y con plena validez legal.

¿Qué es un certificado digital?

El certificado digital ha transformado nuestra forma de interactuar y realizar transacciones en línea. Su historia se remonta a finales del siglo XX, cuando surgieron los primeros intentos de establecer una forma segura de autenticación y firma electrónica. Fue en la década de 1990 cuando los avances tecnológicos y la necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de la información llevaron al desarrollo y la adopción del certificado digital.

Características del certificado digital

1. Documento electrónico respaldado por una Autoridad de Certificación (AC) confiable.
2. Vincula de manera única la identidad de una persona o entidad con una clave criptográfica.
3. Contiene información relevante, como el nombre del titular, su clave pública, el período de validez y la firma digital de la AC.
4. Utiliza la criptografía asimétrica para garantizar la autenticidad y la seguridad en las transacciones en línea.
5. Permite la firma electrónica de documentos, eliminando la necesidad de documentos físicos y firmas manuscritas.
6. Reconocido y aceptado legalmente en muchos países como una forma de firma electrónica equivalente a una firma manuscrita.

Ventajas del certificado digital:

1. Alta seguridad en las transacciones en línea, gracias al uso de la criptografía asimétrica.
2. Agilidad y simplificación de los procesos burocráticos al eliminar la necesidad de documentos físicos y firmas manuscritas.
3. Ahorro de tiempo y reducción de costos asociados con la impresión y el envío de documentos en papel.
4. Validez legal reconocida en muchos países, lo que garantiza la autenticidad y la integridad de las transacciones.
5. Fomenta la confianza y la seguridad en las transacciones en línea, fortaleciendo la protección de datos y la privacidad.
6. Amplia adopción en diferentes sectores, como el gobierno, la banca, el comercio electrónico y la comunicación empresarial.

Diferencias clave entre el certificado digital y la firma electrónica

1. Naturaleza: El certificado digital es un documento electrónico emitido por una Autoridad de Certificación (AC) confiable que vincula la identidad de una persona o entidad con una clave criptográfica. En cambio, la firma electrónica es el proceso de adjuntar una firma digital a un documento electrónico para autenticar y verificar la identidad del firmante.
2. Función: El certificado digital es utilizado para establecer la identidad de una persona o entidad en línea, mientras que la firma electrónica se utiliza para autenticar la integridad y autoría de un documento electrónico.
3. Proceso de emisión: El certificado digital es emitido por una Autoridad de Certificación después de verificar la identidad del solicitante. En contraste, la firma electrónica se crea utilizando una clave privada y pública del firmante.
4. Alcance: El certificado puede ser utilizado en diferentes contextos y plataformas en línea para autenticación y firma digital. Por otro lado, la firma electrónica se utiliza específicamente para firmar documentos electrónicos.
5. Validación: El certificado digital puede ser validado mediante la verificación de la firma digital de la Autoridad de Certificación. En cambio, la firma electrónica se valida al verificar la integridad de la firma digital y la coincidencia con la clave pública asociada.
6. Nivel de seguridad: Utiliza criptografía asimétrica para garantizar la seguridad de la información y la autenticación del titular del certificado. La firma electrónica también se basa en la criptografía asimétrica, lo que proporciona un alto nivel de seguridad para la integridad y autenticidad del documento firmado.
7. Marco legal: Tanto el certificado digital como la firma electrónica tienen reconocimiento legal en muchos países. Sin embargo, los marcos legales pueden variar en términos de los requisitos y regulaciones específicas para su uso y validez en diferentes contextos y jurisdicciones.

Dicho de otro modo, es como nuestro DNI electrónico, y nos permite firmar documentos digitales, o realizar trámites con la Administración (Agencia Tributaria, Seguridad Social, o Registros Mercantiles, entre otros).

Algunos ejemplos de trámites que se pueden hacer con un certificado digital son presentar impuestos, reclamaciones, consulta de multas, solicitud de subvenciones, inscripción en el padrón de habitantes o cumplimentación de formularios oficiales.

Hay dos tipos de certificados digitales: los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) y los incluidos en el chip del DNI electrónico, y cualquiera de los dos son válidos, en general, para utilizar en la mayoría de las páginas de la Administración.

Ahora que conoces las diferencias entre la firma electrónica y el certificado digital… ¿Qué te parece probar gratis la firma electrónica en efirma GO nuestra solución de firma electrónica avanzada y disfrutar de todas sus ventajas durante 15 días?

Puedes ver también nuestros planes y precios personalizados según tus necesidades como particular o como empresa.