En un mundo cada vez más digital y con leyes y normativas que hay que cumplir a rajatabla, se hace imprescindible tener bien controlado todo aquello que firmamos, sea con clientes, con proveedores, socios de empresas, etc.
Históricamente, cualquier acuerdo firmado se ha hecho mediante una reunión entre las personas implicadas (o sus representantes) y se ha firmado el documento en cuestión con bolígrafo en mano y apretón de manos, si procede.
En la actualidad existen otras formas de firmar cualquier documento con la misma legalidad que el tradicional, pero con más ventajas. Antes de nombrar estas ventajas, vamos a definir primero qué es cada tipo de firma.
Características de la firma manuscrita y la electrónica
¿Qué es una firma manuscrita?
- La firma manuscrita se realiza de manera tradicional, utilizando un bolígrafo u otro instrumento de escritura.
- Es una representación física de la firma personal de una persona.
- La validez de la firma manuscrita a menudo depende de la legislación específica de cada país.
- Requiere la presencia física del firmante y la firma se realiza en un documento en papel.
¿Qué es una firma electrónica?
- La firma electrónica se realiza digitalmente, sin utilizar un bolígrafo o papel.
- Es una representación electrónica de la firma personal de una persona.
- La validez de la firma electrónica también depende de la legislación específica de cada país, pero muchas jurisdicciones reconocen su validez legal. En el caso de España, se regula por el reglamento europeo eIDAS.
- Puede ser realizada a través de diferentes métodos, como el uso de certificados digitales, contraseñas, huellas digitales, entre otros.
- Permite la firma de documentos de manera remota, desde multitud de dispositivos y sin necesidad de la presencia física del firmante.
Aclarados estos términos, vamos a indicar todas las ventajas que tiene la firma electrónica.
Ventajas de la firma electrónica sobre la firma manuscrita
A continuación indicamos varias características que demuestran los beneficios de contar con una firma electrónica y por qué esta es más práctica que la manuscrita.
- Mayor rapidez: La firma electrónica permite firmar documentos de forma instantánea, sin necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear.
- Ahorro de desplazamiento: Al poder enviar por medios digitales los documentos, ahorramos tener que desplazarnos hasta otro punto para realizar la rúbrica
- Ahorro de tiempo: Al eliminar el proceso de impresión, firma y escaneo, se reduce el tiempo necesario para completar un documento.
- Ahorro de costos: Al eliminar la necesidad de papel, tinta y envío físico de documentos, la firma electrónica puede reducir costos de manera significativa.
- Mayor accesibilidad: La firma digital permite a las personas firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que tengan acceso a internet.
- Mayor seguridad: Las firmas electrónicas pueden contar con medidas de seguridad avanzadas, como encriptación, autenticación de identidad y registros de auditoría, lo que dificulta la falsificación.
- Validación automática: Algunas plataformas de firma electrónica verifican automáticamente la autenticidad y validez de la firma, asegurando la integridad del documento.
- Rastreo y seguimiento: Las firmas digitales permiten un seguimiento más fácil y preciso del proceso de firma, lo que facilita la gestión y el control de los documentos.
- Integración con sistemas digitales: Las electrónicas se pueden integrar fácilmente con otros sistemas digitales, como la gestión documental o los sistemas CRM, lo que simplifica los flujos de trabajo.
- Menor impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y la necesidad de transporte físico de documentos, la firma electrónica contribuye a la conservación del medio ambiente.
- Mayor capacidad de almacenamiento: Los documentos firmados electrónicamente se pueden almacenar en formato digital, ocupando menos espacio físico y permitiendo una gestión más eficiente de los archivos.
- Facilidad de copia y distribución: Los documentos firmados en dispositivo electrónico se pueden copiar y distribuir fácilmente sin perder la integridad de la firma original.
- Simplificación de trámites: Al eliminar la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, la firma electrónica simplifica los procesos burocráticos y reduce la carga administrativa.
- Menor probabilidad de errores: Al automatizar el proceso de firma, se minimiza el riesgo de cometer errores, como omitir una firma o firmar en el lugar equivocado.
Claramente, las ventajas que aporta la firma del Siglo XXI son mayores que las que aporta la firma manuscrita. Por este motivo es muy importante contar con un software de firmas electrónicas que nos facilite el trabajo y nos aporte todas los beneficios nombrados anteriormente.
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