En la era digital, la seguridad y la confidencialidad de la información son aspectos fundamentales. En este sentido, la firma electrónica ha desempeñado un papel crucial al permitir la autenticación y garantizar la integridad de los documentos electrónicos. Sin embargo, en algunos casos, es necesario ir más allá y garantizar la validez de una firma a largo plazo. Es aquí donde entra en juego la firma longeva. En este artículo, exploraremos qué es la firma longeva, sus requisitos esenciales y los formatos más comunes utilizados, como PAdES, CAdES y XAdES, en sus diferentes niveles de seguridad.

¿Qué es la firma longeva?

La firma longeva es un tipo de firma electrónica que se utiliza para asegurar la validez, autenticidad e integridad de un documento electrónico a lo largo del tiempo. A diferencia de una firma estándar, que puede tener una validez limitada en el tiempo, la firma longeva se crea utilizando tecnologías y formatos específicos que garantizan su validez durante un período prolongado, incluso décadas o más. Apúntate a una demo para saber más.

Requisitos esenciales de la firma longeva

Para asegurar que una firma electrónica tenga una vida útil extendida, es necesario cumplir con ciertos requisitos esenciales:

1. Integridad: La firma longeva debe proteger la integridad del documento electrónico, evitando cualquier modificación no autorizada. Esto se logra mediante el uso de algoritmos criptográficos y sellos de tiempo que certifican que el contenido del documento no ha sido alterado desde la firma.
2. Autenticidad: La firma longeva debe garantizar la autenticidad del firmante, asegurando que la identidad del mismo pueda ser verificada incluso después de muchos años. Esto se logra mediante la utilización de certificados digitales emitidos por una autoridad de confianza.
3. Validez legal: La firma longeva debe cumplir con los requisitos legales establecidos en cada jurisdicción. Es importante asegurarse de que la firma cumpla con las normativas y estándares de firma electrónica reconocidos y aceptados.

Formatos de firma longeva

Existen varios formatos comunes utilizados para implementar la firma longeva. Algunos de los más destacados son:

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)

El formato PAdES se basa en el estándar PDF y se utiliza para asegurar la validez a largo plazo de documentos electrónicos en formato PDF. PAdES ofrece diferentes perfiles y niveles de seguridad, que van desde el nivel B hasta el nivel B-LTA (Long Term Archive).

CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures)

El formato CAdES utiliza el estándar Cryptographic Message Syntax (CMS) y se emplea para firmar documentos electrónicos en diversos formatos, como PDF, XML, y otros. Al igual que PAdES, CAdES también ofrece diferentes niveles de seguridad, incluyendo el nivel B, B-LT y B-LTA.

XAdES (XML Advanced Electronic Signatures)

El formato XAdES se basa en XML y es utilizado para firmar documentos electrónicos en este formato. XAdES proporciona una estructura de firma flexible y permite la inclusión de metadatos adicionales para garantizar la integridad y autenticidad a largo plazo. Al igual que PAdES y CAdES, XAdES también ofrece diferentes niveles de seguridad, como el nivel B, B-LT y B-LTA.

Nivel B:

El nivel B es el nivel básico de seguridad para la firma longeva. En este nivel, se garantiza la integridad del documento mediante la inclusión de sellos de tiempo y la firma electrónica del firmante. El nivel B proporciona una validación adecuada a lo largo del tiempo, pero puede requerir actualizaciones periódicas para mantener su validez.

Nivel B-LT: El nivel B-LT (Long Term) va un paso más allá al proporcionar una mayor confianza y validez a largo plazo. En este nivel, se utilizan métodos adicionales, como la inclusión de pruebas criptográficas y la vinculación de la firma a una infraestructura de clave pública confiable (PKI). Esto permite que la firma sea verificable incluso después de largos períodos sin la necesidad de actualizaciones frecuentes.

Nivel B-LTA: El nivel B-LTA (Long Term Archive) es el más alto nivel de seguridad para la firma longeva. En este nivel, se garantiza la conservación y el acceso a largo plazo de la firma y el documento firmado. Se utilizan técnicas avanzadas de preservación digital y se almacenan en archivos o sistemas diseñados específicamente para garantizar la integridad y la accesibilidad a largo plazo.

La firma longeva desempeña un papel crucial en la autenticación y la integridad a largo plazo de los documentos electrónicos. Al cumplir con los requisitos esenciales y utilizar formatos como PAdES, CAdES y XAdES en sus diferentes niveles de seguridad, se puede garantizar la validez y la confianza en los documentos firmados a lo largo del tiempo. Es fundamental comprender la importancia de la firma longeva y utilizar los estándares adecuados para proteger la información digital de forma segura y duradera.

Legislación aplicable a la firma longeva

En Europa, la legislación que se ocupa de la firma longeva se basa en el Reglamento (UE) Nº 910/2014, también conocido como Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica y Servicios de Confianza). Este reglamento establece un marco legal común para las transacciones electrónicas y los servicios de confianza en la Unión Europea. El eIDAS entró en vigencia el 1 de julio de 2016 y sustituyó a la Directiva 1999/93/CE.

El Reglamento eIDAS establece los requisitos y estándares para la firma electrónica y, por lo tanto, también aborda la firma longeva. A continuación, se destacan algunos aspectos clave relacionados con la firma longeva en el marco del eIDAS:

1. Reconocimiento mutuo: El eIDAS establece el principio de reconocimiento mutuo de las firmas electrónicas en todos los Estados miembros de la Unión Europea. Esto significa que una firma electrónica creada y reconocida legalmente en un Estado miembro debe ser reconocida como válida en todos los demás Estados miembros.
2. Admisibilidad legal: El reglamento eIDAS garantiza que las firmas electrónicas, incluidas las firmas longevas, tengan la misma validez legal que las firmas manuscritas en los procesos legales. Esto incluye los contratos, las transacciones comerciales y otros documentos legales.
3. Servicios de confianza cualificados: El reglamento eIDAS introduce la categoría de servicios de confianza cualificados, que incluyen servicios de creación de firmas electrónicas cualificadas y servicios de conservación a largo plazo. Estos servicios cumplen con requisitos técnicos y de seguridad específicos para garantizar la validez y la integridad a largo plazo de las firmas electrónicas.

Es importante tener en cuenta que, aunque el eIDAS es un marco legal común en la Unión Europea, los Estados miembros pueden tener regulaciones nacionales adicionales que complementen o especifiquen aún más los requisitos para la firma longeva dentro de sus jurisdicciones.

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En un mundo cada vez más digital y con leyes y normativas que hay que cumplir a rajatabla, se hace imprescindible tener bien controlado todo aquello que firmamos, sea con clientes, con proveedores, socios de empresas, etc.

Históricamente, cualquier acuerdo firmado se ha hecho mediante una reunión entre las personas implicadas (o sus representantes) y se ha firmado el documento en cuestión con bolígrafo en mano y apretón de manos, si procede.

En la actualidad existen otras formas de firmar cualquier documento con la misma legalidad que el tradicional, pero con más ventajas. Antes de nombrar estas ventajas, vamos a definir primero qué es cada tipo de firma.

Características de la firma manuscrita y la electrónica

¿Qué es una firma manuscrita?

• La firma manuscrita se realiza de manera tradicional, utilizando un bolígrafo u otro instrumento de escritura.
• Es una representación física de la firma personal de una persona.
• La validez de la firma manuscrita a menudo depende de la legislación específica de cada país.
• Requiere la presencia física del firmante y la firma se realiza en un documento en papel.

¿Qué es una firma electrónica?

• La firma electrónica se realiza digitalmente, sin utilizar un bolígrafo o papel.
• Es una representación electrónica de la firma personal de una persona.
• La validez de la firma electrónica también depende de la legislación específica de cada país, pero muchas jurisdicciones reconocen su validez legal. efirma GO se regula por el reglamento europeo eIDAS y cumple con la ley de firma electrónica que está en vigor en España y la Unión Europea.
• Puede ser realizada a través de diferentes métodos, como el uso de certificados digitales, contraseñas, huellas digitales, entre otros.
• Permite la firma de documentos de manera remota, desde multitud de dispositivos y sin necesidad de la presencia física del firmante.

Aclarados estos términos, vamos a indicar todas las ventajas que tiene la firma electrónica.

Ventajas de la firma electrónica sobre la firma manuscrita

A continuación indicamos varias características que demuestran los beneficios de contar con una firma electrónica y por qué esta es más práctica que la manuscrita.

1. Mayor rapidez: La firma electrónica permite firmar documentos de forma instantánea, sin necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear.
2. Ahorro de desplazamiento: Al poder enviar por medios digitales los documentos, ahorramos tener que desplazarnos hasta otro punto para realizar la rúbrica
3. Ahorro de tiempo: Al eliminar el proceso de impresión, firma y escaneo, se reduce el tiempo necesario para completar un documento.
4. Ahorro de costos: Al eliminar la necesidad de papel, tinta y envío físico de documentos, la firma electrónica puede reducir costos de manera significativa.
5. Mayor accesibilidad: La firma digital permite a las personas firmar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento, siempre que tengan acceso a internet.
6. Mayor seguridad: Las firmas electrónicas pueden contar con medidas de seguridad avanzadas, como encriptación, autenticación de identidad y registros de auditoría, lo que dificulta la falsificación.
7. Validación automática: Algunas plataformas de firma electrónica verifican automáticamente la autenticidad y validez de la firma, asegurando la integridad del documento.
8. Rastreo y seguimiento: Las firmas digitales permiten un seguimiento más fácil y preciso del proceso de firma, lo que facilita la gestión y el control de los documentos.
9. Integración con sistemas digitales: Las electrónicas se pueden integrar fácilmente con otros sistemas digitales, como la gestión documental o los sistemas CRM, lo que simplifica los flujos de trabajo.
10. Menor impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y la necesidad de transporte físico de documentos, la firma electrónica contribuye a la conservación del medio ambiente.
11. Mayor capacidad de almacenamiento: Los documentos firmados electrónicamente se pueden almacenar en formato digital, ocupando menos espacio físico y permitiendo una gestión más eficiente de los archivos.
12. Facilidad de copia y distribución: Los documentos firmados en dispositivo electrónico se pueden copiar y distribuir fácilmente sin perder la integridad de la firma original.
13. Simplificación de trámites: Al eliminar la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos, la firma electrónica simplifica los procesos burocráticos y reduce la carga administrativa.
14. Menor probabilidad de errores: Al automatizar el proceso de firma, se minimiza el riesgo de cometer errores, como omitir una firma o firmar en el lugar equivocado.

Claramente, las ventajas que aporta la firma del Siglo XXI son mayores que las que aporta la firma manuscrita. Por este motivo es muy importante contar con un software de firmas electrónicas que nos facilite el trabajo y nos aporte todas los beneficios nombrados anteriormente.

Efirma GO cuenta con la firma electrónica con mejor precio del mercado y unos planes muy atractivos que se adaptan a las necesidades de sus clientes, con planes de pago mensuales o anuales, según preferencias.

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