¿Es posible falsificar una firma electrónica?

En un mundo donde la digitalización avanza a pasos agigantados, la seguridad en la firma digital se ha convertido en un aspecto fundamental para proteger documentos y transacciones. Empresas, instituciones y particulares recurren a la firma electrónica para agilizar procesos y garantizar la autenticidad de sus documentos, pero ¿son realmente seguras todas las firmas digitales?

La falsificación de documentos es una amenaza constante en el ámbito digital, y entender cómo funcionan las firmas electrónicas, qué niveles de seguridad existen y cómo pueden ser vulneradas es clave para evitar fraudes. Desde firmas simples hasta firmas electrónicas cualificadas con certificados digitales, cada tipo ofrece un nivel de protección diferente.

En este artículo, exploraremos cómo se genera una firma digital, qué mecanismos la protegen y si es posible falsificarla. Además, te mostraremos por qué algunos tipos de firmas son más vulnerables que otros y cómo garantizar que tu firma digital sea 100% segura.

Firma digital de un documento, representando un proceso seguro y eficiente

¿Qué es y para que sirve la firma electrónica?

La firma digital es un mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad de un documento electrónico. Funciona mediante criptografía, generando un código único (hash) que solo el firmante puede crear con su clave privada. Luego, se verifica con una clave pública para confirmar que el documento no ha sido modificado. Es legalmente válida y se usa en contratos, facturas y trámites digitales. Existen diferentes tipos, como la firma electrónica simple, avanzada y cualificada. Aporta seguridad, evita fraudes y agiliza procesos sin necesidad de papel.

Esto es una descripción simple y sencilla de lo que es una firma electrónica, si quieres saber mas puedes acceder al siguiente post donde hablamos de los tipos de firma electrónica que existen, donde lo explicamos todo de manera mucho más extensa.

Método de encriptado Hash ¿Qué es?

Para entender como funcionan las firmas digitales, es clave conocer uno de sus componentes principales: el encriptado Hash. Este proceso criptográfico convierte cualquier conjunto de datos en una secuencia de caracteres de longitud fija, conocida como valor hash. Este método se usa ampliamente en firmas digitales para garantizar la integridad de los documentos electrónicos.

  • Proceso irreversible: A diferencia del cifrado tradicional, un hash no se puede descifrar, lo que lo hace ideal para validar datos sin exponer información sensible.
  • Único para cada documento: Un pequeño cambio en los datos originales genera un hash completamente diferente, permitiendo detectar cualquier alteración.
  • Usado en firmas digitales: Al aplicar un hash a un documento y firmarlo con una clave privada, se puede verificar su autenticidad sin necesidad de acceder al contenido original.
  • Algoritmos populares: Algunos de los más utilizados son SHA-256, SHA-512 y MD5, siendo los primeros más seguros para usos legales y corporativos.

Gracias a este sistema, las firmas digitales pueden garantizar que un documento no ha sido modificado desde su firma, si quieres saber más sobre el funcionamiento del encriptado hash, puedes visitar el enlace.

Ahora que sabemos que es una firma electrónica y como se protege, vamos a responder a la pregunta de ¿Es posible falsificar una firma digital?

como funciona el método hash en la protección de datos

¿Es posible falsificar una firma digital?

Si lo que buscas es la respuesta corta, podemos decir que si, pero no es tan sencillo, hay que tener varios factores en cuenta, el tipo de firma y su sistema de encriptado.

Por eso, vamos a profundizar un poco más en los tipos de firma y en la manera en la que estás pueden ser falsificadas o no.

Firma electrónica simple

 

Una firma electrónica simple es la forma más básica de firma digital. Este tipo de firma no está asociada a ningún mecanismo de autenticación fuerte y generalmente se usa para documentos informales.

Ejemplos comunes:

  • Firmas escaneadas o imágenes de la firma manuscrita.
  • Firmas con un clic de aceptación en un sitio web.

¿Cómo se falsifica?

  • Copia y pega: Es fácil copiar una imagen de una firma y pegarla en un documento diferente.
  • Modificación del documento: Los documentos pueden ser alterados sin que la firma sea invalidada, lo que facilita la falsificación.

Riesgo de falsificación: ALTO
Este tipo de firma no garantiza la autenticidad del firmante ni la integridad del documento, lo que hace que sea fácil de falsificar. Debido a su falta de seguridad, no es recomendable para documentos legales o importantes

Firma electrónica avanzada

Este tipo de firma ofrece un nivel más alto de seguridad. Se basa en mecanismos más sofisticados, como la biometría o la autenticación en dos pasos (2FA), para asegurar que la persona que firma es quien dice ser.

Ejemplos comunes:

  • Firma mediante biometría (huella dactilar, reconocimiento facial).
  • Firma utilizando un código de autenticación enviado por SMS o correo electrónico.
  • Firma en dispositivos que requieren una identificación personal, como una tablet o un teléfono móvil.

¿Cómo se falsifica?

  • Acceso no autorizado: Si un atacante obtiene acceso al dispositivo del firmante o sus datos de autenticación (como contraseñas o códigos), podría suplantar su identidad.
  • Vulnerabilidad de bases de datos: Si las bases de datos biométricas son hackeadas, los datos biométricos de los usuarios podrían ser comprometidos.

Riesgo de falsificación: MEDIO BAJO
Aunque este tipo de firma es más difícil de falsificar debido a los métodos de autenticación, todavía existe una posibilidad de vulneración si los sistemas de protección no están correctamente configurados o si los datos de autenticación son robados.

Este es el sistema que dispone efirma go, como podemos ver es difícil poder llegar a falsificar este tipo de firma 

Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada es la más segura y legalmente reconocida, especialmente en países como los miembros de la Unión Europea, donde cumple con el Reglamento eIDAS. Se genera mediante un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación confiable y utiliza criptografía asimétrica.

Ejemplos comunes:

  • Firmas electrónicas asociadas a un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación.
  • Firma con un dispositivo de almacenamiento seguro como un token USB o un HSM (Hardware Security Module).
  • Firma con el DNI electrónico o un sistema similar de identificación nacional.

¿Cómo se falsifica?

  • Robo de la clave privada: Si un atacante tiene acceso a la clave privada del firmante (que se almacena en un dispositivo seguro), podría falsificar la firma. Esto requeriría un nivel de acceso físico al dispositivo.
  • Suplantación de la Autoridad de Certificación: Aunque extremadamente raro, un atacante podría intentar suplantar una Autoridad de Certificación, lo que implicaría emitir un certificado falso.

Riesgo de falsificación: MUY BAJO
La firma electrónica cualificada está protegida por un alto nivel de seguridad, y las posibilidades de falsificación son prácticamente nulas con la tecnología actual. Esto la convierte en la opción más segura para firmar documentos legales y contratos importantes

Problemas que puedes tener por no tener una firma electrónica en tu empresa

Por que es peligroso no tener una firma electrónica segura en tu empresa

No contar con una firma electrónica segura en tu empresa puede generar varios riesgos graves. En primer lugar, la falta de seguridad aumenta la exposición al fraude, ya que los documentos pueden ser alterados sin que se detecten modificaciones, lo que abre la puerta a falsificaciones. Además, sin un sistema adecuado de verificación, los documentos firmados electrónicamente podrían carecer de validez legal, lo que los haría impugnables en un tribunal. Esto puede resultar en problemas legales, pérdidas económicas e incluso daños a la reputación de la empresa.

Otro riesgo es la vulnerabilidad en el almacenamiento de los documentos. Sin un software confiable como efirma go, los documentos electrónicos podrían no estar protegidos adecuadamente, lo que aumenta las posibilidades de filtración de datos sensibles o de pérdida de información crítica.

A nivel operativo, el uso de una firma electrónica insegura o desactualizada puede ralentizar los procesos, aumentar los costos y afectar la productividad de la empresa. Sin un sistema que cumpla con los estándares de seguridad y normativas legales, podrías enfrentar sanciones y auditorías innecesarias, afectando la continuidad del negocio.

 

Conclusión

En conclusión, no tener una firma electrónica segura en tu empresa puede exponerla a riesgos significativos, como fraudes, alteraciones de documentos y posibles problemas legales que afectan la credibilidad y la operación. El uso de un software de firma electrónica adecuado asegura la integridad, autenticidad y validez legal de los documentos, lo que mejora la eficiencia de los procesos empresariales y protege tanto a la organización como a sus clientes. Invertir en una solución segura es fundamental para reducir riesgos y cumplir con las normativas legales.

Si estás interesado en que tu empresa tenga un sistema de firma electrónico confiable, apúntate a uno de nuestros webinars, donde podrás ver el funcionamiento de esta, resolver tus dudas y conocer nuestro sistema de primera mano.

La flexibilidad del flujo de firma con efirma GO

La solución de firma electrónica de efirma GO ha sido diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de las empresas que buscan digitalizar y agilizar sus procesos. Con años de experiencia en el sector, efirma GO ofrece una plataforma intuitiva y flexible que permite gestionar firmas electrónicas de forma eficiente y segura.

Control total sobre el flujo de firma

Uno de los aspectos más valorados de efirma GO es su capacidad para programar firmas electrónicas en distintos modos: secuencial, paralelo o mixto. Esto garantiza que cada empresa pueda estructurar el proceso de validación según sus necesidades específicas, optimizando tiempos y asegurando un control preciso sobre cada transacción.

  • Modo secuencial: Cada firmante recibe la solicitud solo después de que el anterior haya validado el documento, garantizando un flujo ordenado y conforme a los procedimientos internos.
  • Modo paralelo: Todos los firmantes reciben la solicitud simultáneamente, lo que reduce significativamente el tiempo de espera en procesos donde la aprobación rápida es clave.
  • Modo de revisión: En este caso, un destinatario debe dar el visto bueno antes de que el documento pase a la siguiente fase del proceso de firma.
  • Firmantes en un solo bloque: Esta opción permite que dos firmantes sean parte del mismo bloque, de modo que cuando uno de ellos firma, la firma se da por válida sin necesidad de que ambos lo hagan.
  • Destinatarios en copia: Permite incluir a personas que recibirán el documento firmado una vez completado el proceso, sin necesidad de que intervengan en la firma.

Beneficios de los distintos modos de firma

Cada organización tiene necesidades específicas a la hora de gestionar documentos y firmas. Por ello, efirma GO permite alternar entre los distintos modos incluso durante el proceso, asegurando la máxima flexibilidad y eficiencia operativa.

Firma en paralelo: rapidez y eficiencia

El modo paralelo es ideal para documentos que requieren múltiples firmas sin necesidad de un orden estricto. Por ejemplo, en procesos internos de RRHH, donde es necesario que varios empleados firmen un documento informativo, esta opción permite que todos lo hagan simultáneamente, evitando retrasos innecesarios.

Gracias a efirma GO, los responsables pueden hacer un seguimiento del estado de cada firma en tiempo real mediante un panel de control centralizado. Además, las notificaciones automáticas aseguran que todos los firmantes completen el proceso en el menor tiempo posible. Los destinatarios en copia reciben automáticamente el documento finalizado sin necesidad de intervención en el proceso.

Firma secuencial: control y seguridad

Para procesos en los que el orden de aprobación es esencial, como contratos comerciales o autorizaciones de presupuesto, el modo secuencial de efirma GO permite establecer una jerarquía clara de validación.

Por ejemplo, un contrato puede requerir primero la aprobación del departamento legal, seguido de la autorización del director financiero y, finalmente, la firma del CEO. Este enfoque estructurado garantiza seguridad jurídica, evitando aprobaciones prematuras y asegurando la conformidad con los procedimientos internos.

Si el proceso requiere de un modo de revisión, un destinatario específico puede revisar y dar el visto bueno al documento antes de que continúe con las firmas necesarias. Esto añade una capa extra de control en los procesos críticos.

Además, con la opción de firmantes en un solo bloque, si un documento requiere la firma de dos personas pero es suficiente con que una de ellas lo valide, el sistema permite que cuando uno firma, el documento se considere aprobado sin necesidad de la segunda firma. Esto es ideal para situaciones en las que se desea reducir tiempos sin comprometer la validez del documento.

Esta capacidad de personalización permite a las empresas gestionar procesos complejos sin necesidad de reiniciar la transacción en caso de cambios, agilizando la toma de decisiones y evitando bloqueos administrativos.

Integración y personalización con API

efirma GO se adapta al ecosistema digital de cada empresa mediante su API robusta y flexible, que permite la automatización y personalización de los flujos de firma. Además, su interfaz intuitiva facilita la gestión centralizada de múltiples procesos desde un único entorno, reduciendo la carga administrativa y mejorando la experiencia del usuario.

efirma GO se posiciona como una de las soluciones más completas para la gestión de firmas electrónicas, combinando flexibilidad, control y facilidad de integración. Ya sea para procesos internos rápidos, contratos comerciales con alta exigencia de cumplimiento o flujos de trabajo complejos, la plataforma permite adaptar la firma electrónica a cualquier necesidad.

Al proporcionar una trazabilidad completa, recordatorios automáticos y una gestión optimizada de los firmantes, efirma GO ayuda a las empresas a digitalizar sus procesos de manera segura, eficiente y conforme a la normativa legal vigente. Con opciones como los firmantes en bloque, el modo de revisión y los destinatarios en copia, las empresas pueden estructurar sus procesos con la máxima eficiencia y control, asegurando que cada documento llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Firma Electrónica y Kit Digital: ¡Ya disponibles los nuevos segmentos!

El programa Kit Digital sigue ofreciendo oportunidades clave para la transformación digital de las empresas en España. Ahora, con la apertura de los nuevos segmentos para empresas de 50 a 250 empleados, es el momento perfecto para incorporar herramientas innovadoras como efirma GO. Este servicio no solo está homologado como solución subvencionable, sino que aporta ventajas significativas a las empresas que buscan agilidad, legalidad y eficiencia en su gestión documental.

¿Por qué utilizar el Kit Digital para contratar la firma electrónica?

La firma electrónica está incluida dentro de la categoría Gestión de procesos del Kit Digital, una de las áreas clave para la modernización de las empresas. Con efirma GO, puedes beneficiarte de una herramienta que transforma la forma en la que gestionas y firmas documentos, incrementando la productividad y eficiencia en todos los niveles de tu negocio.

Ventajas en productividad y eficiencia:

  • Agilidad en los procesos: Permite tramitar documentos de forma inmediata, eliminando tiempos de espera.
  • Centralización y organización: Digitaliza y clasifica los documentos desde su creación, facilitando su acceso.
  • Reducción de errores: Minimiza riesgos al asegurar procesos más fiables y automatizados.
  • Ahorro de tiempo y recursos: Reduce costes asociados a materiales físicos y espacios de almacenamiento.

Funcionalidades destacadas de efirma GO

Con efirma GO, obtienes una solución diseñada para adaptarse a las necesidades de tu empresa:

  • Multilingüe: Certificados y firmas disponibles en varios idiomas.
  • Notificaciones automáticas: Recordatorios configurables para asegurar la firma oportuna.
  • Firma presencial: Ideal para dispositivos fijos y eventos en persona.
  • Gestión avanzada: Clasificación, edición y caducidad de documentos.
  • Verificación de identidad: Seguridad en la autenticidad de los firmantes.
  • Envíos masivos: Listas configurables para agilizar múltiples procesos.

Plazos y subvenciones disponibles

Las ayudas del Kit Digital están disponibles para las empresas de los Segmentos IV y V con las siguientes características:

  • Segmento IV (50 a menos de 100 empleados): Hasta 25.000 €.
  • Segmento V (100 a menos de 250 empleados): Hasta 29.000 €.

El plazo para solicitar estas ayudas está abierto desde el 12 de diciembre de 2024 hasta el 30 de junio de 2025. No dejes pasar esta oportunidad, ya que las subvenciones se otorgan por orden de llegada.

Simplifica el proceso para contratar efirma GO

En efirma GO, como agentes digitalizadores homologados, facilitamos todo el proceso para que tu empresa pueda beneficiarse del Kit Digital. Solo necesitas:

  1. Registrarte en Red.es: Completa tu registro y realiza el test de diagnóstico digital.
  2. Seleccionar efirma GO: Escoge nuestra solución bajo la categoría Gestión de procesos.
  3. Disfrutar de nuestra herramienta: Una vez aprobado, configuramos tu cuenta y te ayudamos a implementar todas las funcionalidades de manera inmediata.

Impulsa la digitalización de tu empresa con efirma GO

Aprovecha esta oportunidad para modernizar tu gestión documental con una herramienta avanzada y segura como efirma GO. Gracias al Kit Digital, puedes acceder a esta solución y disfrutar de sus múltiples ventajas sin complicaciones.

La transformación digital en las empresas: clave para la competitividad en la era digital

como afrontar la transformación digital

La transformación digital ha dejado de ser una opción para las empresas y se ha convertido en una necesidad. En un mundo cada vez más conectado y tecnológico, adaptarse a las nuevas herramientas y procesos digitales es fundamental para seguir siendo competitivo. En este artículo, exploraremos qué es la transformación digital, su importancia y algunos ejemplos de cómo empresas de diversos sectores han logrado implementarla con éxito.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital no se limita simplemente a la adopción de tecnología. Es un proceso estratégico que afecta a todos los aspectos de una organización, desde la estructura interna y los procesos operativos hasta la manera en que se interactúa con los clientes y se ofrece valor.

La transformación digital incluye la integración de tecnologías digitales en todas las áreas de la empresa, cambiando fundamentalmente la forma en que operan las organizaciones y cómo entregan valor a los clientes. Abarca desde la automatización de procesos, la gestión de datos en la nube, hasta la implementación de tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el Internet de las Cosas (IoT) o el blockchain.

Los pilares de la transformación digital

  1. Tecnología: La implementación de nuevas herramientas y plataformas tecnológicas es la base de cualquier proceso de transformación digital.
  2. Cultura organizacional: Para que la transformación sea efectiva, la cultura de la empresa debe adaptarse, fomentando la innovación, la colaboración y la flexibilidad.
  3. Cambio de procesos: Las empresas deben reconfigurar sus procesos para optimizarlos con las nuevas tecnologías.
  4. Atención al cliente: La experiencia del cliente es central en la transformación digital, con la digitalización de la comunicación y el servicio al cliente.
La importancia de la transformación digital en las empresas

La importancia de la transformación digital en las empresas

En un mundo en constante evolución, las empresas que no adoptan una estrategia de transformación digital corren el riesgo de quedarse rezagadas frente a la competencia. La transformación digital permite a las empresas ser más ágiles, mejorar su eficiencia operativa y responder mejor a las necesidades cambiantes del mercado.

Además, la adopción de soluciones tecnológicas permite:

  • Optimización de procesos: Al automatizar tareas repetitivas y manuales, las empresas pueden liberar recursos para actividades más estratégicas. efirma GO es un claro ejemplo de cómo ganar tiempo en un proceso que hasta hace bien poco implicaba desplazamientos, pérdida de tiempo y una difícil gestión documental.
  • Mayor agilidad: Las empresas digitales pueden responder más rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.
  • Mejor toma de decisiones: La analítica de datos proporciona información valiosa para tomar decisiones basadas en datos reales y no en intuiciones.

Beneficios de la transformación digital

El impacto de la transformación digital se refleja en múltiples aspectos dentro de una organización. Los principales beneficios incluyen:

1. Mejora de la eficiencia operativa

Gracias a la automatización y la digitalización de procesos, las empresas pueden reducir los tiempos de producción, mejorar la gestión del inventario y disminuir los costos operativos. Esto permite a las empresas concentrarse en tareas de mayor valor añadido y aumentar la productividad de los equipos.

2. Mayor flexibilidad y adaptación al mercado

La digitalización permite a las empresas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas de los consumidores. Las empresas que adoptan tecnologías como la inteligencia artificial o el análisis predictivo pueden anticipar tendencias, ajustarse más rápidamente y mantenerse a la vanguardia.

3. Experiencia de cliente mejorada

La transformación digital no solo beneficia a las operaciones internas de una empresa, sino que también tiene un impacto positivo en la experiencia del cliente. Mediante el uso de herramientas como el CRM o el marketing automatizado, las empresas pueden ofrecer una experiencia más personalizada y eficiente a sus clientes.

4. Innovación continua

La implementación de tecnologías digitales fomenta una cultura de innovación continua, donde las empresas pueden probar nuevas ideas rápidamente y optimizar productos y servicios con base en el análisis de datos en tiempo real.

Retos en la transformación digital

A pesar de los múltiples beneficios que ofrece la transformación digital, no todas las empresas logran implementarla con éxito. Algunos de los principales desafíos incluyen:

1. Resistencia al cambio

Uno de los obstáculos más grandes para la transformación digital es la resistencia interna dentro de la organización. Los empleados pueden sentirse amenazados por las nuevas tecnologías o por los cambios en los procesos tradicionales.

2. Falta de habilidades digitales

Muchas empresas carecen de personal con las habilidades necesarias para gestionar y operar las nuevas herramientas tecnológicas. Esto requiere una inversión en capacitación y en la contratación de nuevos talentos con conocimientos digitales.

3. Costes de implementación

El coste inicial de la transformación digital puede ser significativo, especialmente para pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, los beneficios a largo plazo suelen compensar estos costes, con una mayor eficiencia y mejores resultados comerciales.

Claves para una transformación digital exitosa

Para lograr una transformación digital exitosa, es fundamental tener en cuenta algunos factores clave:

1. Liderazgo fuerte y visión estratégica

El liderazgo de la empresa debe estar comprometido con la transformación digital y ser capaz de comunicar una visión clara de hacia dónde se dirige la organización.

2. Fomentar una cultura de innovación

Es crucial crear una cultura organizacional que valore la innovación y esté abierta al cambio. Esto incluye fomentar la colaboración y la experimentación con nuevas ideas.

3. Invertir en capacitación

El éxito de la transformación digital también depende de la capacidad de la empresa para capacitar a su personal en el uso de nuevas tecnologías. Esto no solo reduce la resistencia al cambio, sino que también asegura que las nuevas herramientas sean utilizadas de manera efectiva.

4. Seleccionar las tecnologías adecuadas

No todas las tecnologías son adecuadas para todas las empresas. Es importante seleccionar las herramientas digitales que mejor se adapten a las necesidades específicas de la organización y que ofrezcan el mayor valor a largo plazo.

En definitiva, la transformación digital no es solo una tendencia, es una necesidad para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva en el entorno actual. Adoptar nuevas tecnologías, cambiar la cultura organizacional y optimizar los procesos son aspectos fundamentales para asegurar el éxito en esta nueva era digital. Empresas de todos los sectores, desde la agricultura hasta la manufactura, están experimentando los beneficios de la transformación digital, mejorando su eficiencia, aumentando la satisfacción del cliente y preparándose para el futuro.

En efirma GO, entendemos la importancia de la transformación digital y cómo esta puede beneficiar a las empresas en su día a día. Nuestras soluciones están diseñadas para facilitar la firma digital, mejorando la eficiencia y reduciendo la burocracia. ¡Prepárate para el futuro con efirma GO!

La firma electrónica en Empresas de Trabajo Temporal

La firma electrónica en empresas de trabajo temporal se ha convertido en una herramienta clave para la optimización de procesos y la mejora de la eficiencia en la gestión documental. En un entorno donde la rapidez y la precisión son esenciales, especialmente en la contratación de personal temporal, la firma electrónica proporciona la agilidad necesaria para formalizar contratos y otros documentos laborales de manera rápida y segura, sin necesidad de desplazamientos físicos o el uso de papel.

Como vamos a ver en este post, la firma electrónica en ETTs no solo mejora la operatividad, sino que también refuerza la imagen corporativa de este tipo de empresas, proyectando un compromiso con la innovación y la sostenibilidad.

La firma electrónica en empresas de trabajo temporal: Hacia la eficiencia en la gestión de contratos

La digitalización es una tendencia que ha venido revolucionando diversos sectores industriales, y las empresas de trabajo temporal (ETT) no son la excepción. En este contexto, la firma electrónica en empresas de trabajo temporal se ha convertido en una herramienta indispensable para agilizar procesos, garantizar la seguridad y cumplir con las normativas vigentes.

Qué es la firma electrónica

Antes de comenzar a explicar por qué la firma electrónica de documentos es una gran ventaja para las ETTs, empezaremos explicando brevemente en qué consiste la firma electrónica. Esta es un mecanismo que permite autenticar la identidad del firmante de un documento digital, garantizando la integridad y validez legal del mismo. A través de tecnologías de encriptación, la firma electrónica vincula de manera única al firmante con el documento, asegurando que no ha sido alterado desde su firma. Este método digital sustituye y da mayor seguridad que la firma manuscrita en numerosos procesos, proporcionando mayor seguridad, eficiencia y conveniencia, especialmente en entornos donde la rapidez y la precisión son cruciales.

A continuación, un breve vídeo en el que mostramos su sencillez y cómo se pueden enviar documentos para ser firmados electrónicamente:

Implementación de la firma electrónica en empresas temporales

La implementación de la firma digital en empresas temporales no solo es una tendencia, sino una necesidad para aquellas que buscan optimizar sus procesos y mantenerse competitivas en un mercado en constante cambio. La digitalización de las firmas permite a las ETT gestionar un mayor volumen de contratos con rapidez, precisión y sin los inconvenientes logísticos que implica la firma manual.

Proceso de firmado electrónico de documentos en ETTs

El proceso de firma digital en empresas de trabajo temporal es sencillo y altamente eficiente:

Los documentos son generados y enviados electrónicamente a los firmantes, quienes pueden firmarlos desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Este proceso no solo acelera los tiempos de respuesta, sino que también asegura la trazabilidad de cada documento firmado, facilitando su almacenamiento y posterior consulta.

Beneficios de la firma electrónica para ETT

Los beneficios de la firma electrónica para ETT son múltiples y abarcan desde la reducción de costos operativos hasta el aumento de la seguridad en la gestión documental. A continuación, se detallan algunos de los principales beneficios que aporta esta tecnología a las empresas de trabajo temporal:

  • Agilidad en la contratación: Permite firmar contratos y documentos de forma rápida, desde cualquier lugar y en cualquier momento, eliminando la necesidad de encuentros presenciales.
  • Reducción de costos: Al digitalizar la firma de documentos, se eliminan los gastos asociados a la impresión, almacenamiento y envío de papel.
  • Mayor seguridad: Las firmas electrónicas ofrecen altos niveles de seguridad y encriptación, garantizando la autenticidad e integridad de los documentos firmados.
  • Cumplimiento legal: La firma electrónica tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita, cumpliendo con las normativas legales vigentes.
  • Optimización de procesos: Facilita la gestión documental al centralizar y digitalizar los documentos, lo que reduce los tiempos de administración y minimiza errores.
  • Mejora de la experiencia del usuario: Tanto empleados como candidatos pueden firmar documentos de manera rápida y cómoda, lo que mejora la experiencia general y la satisfacción.
  • Sostenibilidad: Al eliminar el uso de papel, la firma electrónica contribuye a la reducción del impacto ambiental y promueve prácticas más sostenibles.
  • Facilidad de auditoría y control: Permite un seguimiento en tiempo real de la firma de documentos, facilitando las auditorías y garantizando un control más eficiente.
  • Escalabilidad: Es ideal para manejar grandes volúmenes de documentos, adaptándose a las necesidades específicas de las ETT sin complicaciones adicionales.
  • Responsabilidad social corporativa: Implementar la firma electrónica proyecta una imagen de innovación y compromiso con el medio ambiente, mejorando la percepción de la empresa en el mercado.

En el caso de efirma GO, gracias al contar con los sobres, se incrementa además la productividad al permitir la posibilidad de enviar varios documentos en un mismo envío, a una o varias personas. Más información sobre el envío múltiple de documentos en el siguiente vídeo:

Documentos que se pueden firmar electrónicamente en una ETT

Una empresa de trabajo temporal puede necesitar firmar una gran variedad de documentos, no solo contratos y altas. A continuación se muestran algunos de los que se pueden firmar con efirma GO:

  • Contratos de trabajo temporales: Firmas de contratos entre la ETT y los trabajadores para formalizar la relación laboral.
  • Contratos de prestación de servicios: Acuerdos entre la ETT y las empresas clientes para el suministro de personal temporal.
  • Acuerdos de confidencialidad: Documentos que garantizan la confidencialidad de la información compartida entre la ETT, los trabajadores y las empresas clientes.
  • Anexos de contratos: Modificaciones o adiciones a los contratos laborales originales.
  • Finiquitos y liquidaciones: Documentos que formalizan el fin de la relación laboral entre la ETT y el trabajador.
  • Consentimientos informados: Autorizaciones de los trabajadores para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con la normativa de protección de datos.
  • Partes de baja y alta laboral: Documentación relacionada con las ausencias y reincorporaciones de los trabajadores.
  • Registros de prevención de riesgos laborales: Documentos que acreditan la formación y conocimiento de los trabajadores sobre los riesgos asociados a sus tareas.
  • Comunicaciones internas: Notificaciones oficiales, políticas y directrices internas que requieren confirmación de recepción por parte de los empleados.
  • Evaluaciones de desempeño: Documentos de seguimiento y evaluación del rendimiento laboral de los trabajadores.

Validez y legalidad de la firma electrónica en ETT

Uno de los aspectos más relevantes a considerar al implementar firma electrónica en empresas de trabajo temporal es su validez y legalidad. En la mayoría de los países, las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que las firmas manuscritas, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos, como la autenticidad del firmante y la integridad del documento.

En el caso de efirma GO se cumple esta validez legal para el uso de la firma electrónica para todos los aspectos comentados anteriormente, ya que cumple con el reglamento basado en el Reglamento eIDAS (Reglamento (UE). Este reglamento otorga a las firmas electrónicas la misma validez que a las firmas manuscritas, asegurando su reconocimiento en todos los Estados miembros. Además, detalla los diferentes tipos de firmas electrónicas (simple, avanzada y cualificada) y su aplicación según el nivel de seguridad y certificación requerido.

Precios de la firma electrónica para una Empresa de Trabajo Temporal

Los precios de la firma electrónica que trabaja efirma GO sobre la firma electrónica son de los más económicos del mercado, y como se hemos visto anteriormente, no solo se pueden firmar multitud de documentos sino que además cumple con todos los requisitos legales para ser una firma totalmente válida.

A la hora de conocer los precios de la firma electrónica para una empresa de trabajo temporal, lo mejor es visitar la página de planes o ponerse en contacto directamente con nosotros para consultarnos todas las dudas y presupuestarle el volumen que mejor se ajusten a las necesidades de tu empresa.

MsContrata + efirma GO: El combo perfecto

efirma GO pertenece a Microdata Software, una empresa con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de software y soluciones para las empresas, despachos profesionales y asesorías. Y una de estas herramientas es MsContrata, un software diseñado para satisfacer y agilizar las necesidades relacionadas con el registro y gestión de contratos.

Este programa es el software perfecto para las empresas de trabajo temporal, ya que está especializado en dar rapidez en la contratación de un gran número de trabajadores en un mismo día. Además, está conectado con la plataforma del Servicio Público de Empleo.

La otra ventaja principal que aporta esta solución es que el coste depende del número de trabajadores, no por documentos, de tal forma que si un trabajador tiene que firmar varios documentos para la empresa, no importa cuántos se envíen. Y el proceso de envío es muy sencillo.

Puedes ver a continuación un vídeo donde nuestros expertos del departamento de soporte explican el funcionamiento de efirma GO junto con MsNómina:

Si te ha parecido útil y productivo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te daremos toda la información necesaria.

Cómo la firma electrónica impulsa la innovación en startups

En el dinámico mundo de las startups, la capacidad de adaptarse y adoptar nuevas tecnologías puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Una de estas tecnologías emergentes es la firma electrónica, una herramienta que no solo simplifica los procesos burocráticos, sino que también impulsa la innovación y la eficiencia operativa. En este artículo, exploraremos cómo la firma electrónica puede transformar una startup, facilitando su crecimiento y consolidación en el mercado.

Innovación en startups: El papel de la firma electrónica

En algunos sectores, la innovación no es solo una ventaja, es una necesidad. Estas empresas emergentes buscan constantemente maneras de optimizar sus operaciones y diferenciarse en el mercado. La firma electrónica ha emergido como una herramienta crucial que impulsa esta innovación. Permite a las startups agilizar procesos, reducir costes y mejorar la precisión en la organización de documentos. Esta tecnología no solo facilita el crecimiento empresarial, sino que también ofrece una ventaja competitiva significativa en un mercado cada vez más digitalizado.

Beneficios de la firma electrónica para startups

La implementación de la firma electrónica en una startup trae consigo múltiples beneficios que pueden marcar una gran diferencia en su funcionamiento y éxito.

Reducción de costes operativos en startups

Uno de los beneficios más evidentes de la firma electrónica es la reducción de costes operativos. Las startups, a menudo limitadas en recursos, pueden ahorrar significativamente en gastos asociados con el papel, la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos físicos. Con la firma electrónica, todos estos procesos se digitalizan, eliminando la necesidad de materiales y logística relacionados con el papel.

Además, la reducción del uso de papel no solo es económicamente ventajosa, sino que también es una práctica sostenible que alinea a la empresa con las crecientes expectativas ambientales de consumidores e inversores.

Aceleración de procesos

La agilidad es un factor crucial para las startups. La firma electrónica permite una aceleración notable de procesos que tradicionalmente podrían tomar días o incluso semanas. Contratos, acuerdos y documentos importantes pueden ser firmados y devueltos en cuestión de minutos. Esto no solo facilita una toma de decisiones más rápida, sino que también mejora la eficiencia operativa en áreas clave como las ventas, la contratación de personal y la gestión de proyectos.

En un entorno empresarial donde el tiempo es dinero, esta rapidez puede traducirse en una ventaja competitiva sustancial.

Firma electrónicamente con tu startup al instante

Reducción del tiempo de cierre de ventas gracias a la firma electrónica

Para las startups, cerrar ventas de manera rápida y eficiente es crucial para su crecimiento y supervivencia. La firma electrónica desempeña un papel fundamental en la reducción del tiempo de cierre de ventas. Al permitir que los contratos se firmen al instante, elimina las demoras asociadas con el envío de documentos físicos. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, al proporcionar un proceso de compra más ágil y conveniente, sino que también permite a las startups acelerar su flujo de ingresos y expandir sus operaciones de manera más rápida y efectiva.

Organización de documentación más precisa

La gestión de documentos puede ser un desafío considerable para las startups, especialmente cuando están en crecimiento. La firma electrónica facilita una organización de documentación más precisa y eficiente. Los documentos firmados electrónicamente con efirma GO se almacenan digitalmente, lo que facilita su acceso y búsqueda. Además, las firmas electrónicas suelen ir acompañadas de registros detallados de auditoría que garantizan la integridad y autenticidad de los documentos. Esto no solo mejora la precisión en la gestión documental, sino que también fortalece el cumplimiento normativo y la transparencia empresarial.

Aspectos a considerar por una startup al elegir una plataforma de firma electrónica

Para una startup, la elección de una plataforma de firma electrónica es crucial debido a varios factores que impactan tanto en la eficiencia operativa como en la seguridad legal. A continuación, se detallan algunos aspectos importantes a considerar:

 

    • Seguridad y Cumplimiento Legal: La seguridad es uno de los factores más críticos al elegir una plataforma de firma electrónica. Es fundamental que la plataforma cumpla con las normativas legales y estándares de seguridad internacionales, como el Reglamento eIDAS en Europa y otras leyes de la firma electrónica. Esto garantiza que las firmas electrónicas tengan la misma validez legal que las firmas manuscritas, lo cual es esencial para proteger la integridad de los documentos y la información confidencial de la empresa.

    • Facilidad de Uso e Integración: Para una startup, es importante que la plataforma de firma electrónica sea intuitiva y fácil de usar. Esto facilita la adopción por parte de todos los miembros del equipo sin necesidad de una extensa capacitación.

efirma GO tiene una interfaz muy sencilla

 

    • Costes y Escalabilidad: El precio es un aspecto crucial para cualquier startup con recursos limitados. Es importante evaluar los diferentes planes de precios y asegurarse de que la plataforma ofrece una buena relación calidad-precio. Además, la plataforma debe ser escalable, permitiendo añadir más usuarios y aumentar la capacidad de firma a medida que la empresa crece, sin incurrir en costos prohibitivos. En este caso, efirma GO cuenta con unos de los mejores precios del mercado.

    • Características y Funcionalidades: Diferentes plataformas de firma electrónica ofrecen un conjunto variado de características. Es importante evaluar cuáles son las funcionalidades esenciales para las operaciones de la startup. Algunas de las funciones que se pueden necesitar llegado el momento son:

       

        • Firma simple o avanzada.

        • Multiidoma para notificar a los clientes y recibir el certificado de firma.

        • Envío por sms o email.

        • Recordatorios.

        • Firma presencial.

        • Sobres, o envío de varios documentos en un mismo envío.

        • Etc.

  • Atención al Cliente y Soporte Técnico: Un buen servicio de atención al cliente y soporte técnico es vital, especialmente para startups que pueden no tener un equipo interno de TI dedicado. Es importante elegir una plataforma que ofrezca soporte técnico eficiente y accesible para resolver rápidamente cualquier problema o duda que pueda surgir durante el uso de la herramienta.

Implementación de la firma electrónica en una startup

La implementación de la firma electrónica en una startup es un paso crucial para modernizar los procesos empresariales, aumentar la eficiencia y asegurar la validez legal de los documentos firmados. En este contexto, efirma GO se presenta como una opción óptima debido a sus múltiples ventajas y características diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de las empresas emergentes.

Simplificación de Procesos y Ahorro de Tiempo: efirma GO permite a las startups simplificar significativamente sus procesos de firma de documentos. Con esta herramienta, se puede enviar, recibir y firmar documentos de manera electrónica en cuestión de minutos, eliminando la necesidad de procesos manuales que consumen tiempo, como la impresión, el escaneo y el envío físico de documentos. Esto no solo acelera los ciclos de firma, sino que también permite a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas y productivas.

 

    • Seguridad y Cumplimiento Normativo: La seguridad es una prioridad para cualquier empresa, y más aún para una startup que maneja información sensible. efirma GO cumple con las normativas legales más estrictas, incluyendo el Reglamento eIDAS, garantizando que las firmas electrónicas tengan plena validez legal. Además, utiliza avanzadas tecnologías de cifrado y autenticación multifactor para proteger la integridad de los documentos y prevenir accesos no autorizados.

    • Facilidad de uso e integración: Una de las principales ventajas de efirma GO es su facilidad de uso. La plataforma está diseñada para ser intuitiva, lo que facilita su adopción rápida por parte de todos los miembros del equipo, sin necesidad de extensas sesiones de formación. Además, efirma GO ofrece integraciones con una variedad de herramientas y sistemas empresariales como CRM y ERP y con posibilidad de integrarlo mediante api totalmente gratuita.

    • Costes asequibles y escalabilidad: Para las startups, es fundamental contar con soluciones que sean tanto efectivas como asequibles. efirma GO ofrece planes de precios flexibles y competitivos que se adaptan a las necesidades y presupuestos de las empresas en crecimiento. Además, la plataforma es altamente escalable, permitiendo añadir usuarios y aumentar la capacidad de firma conforme la empresa se expande, sin incurrir en costos prohibitivos.

Startup y firma electronica

Cómo capacitar a tu equipo en el uso de la firma electrónica

La capacitación adecuada del equipo es fundamental para asegurar una adopción efectiva y eficiente de la firma electrónica en la startup.

Llegados a este punto, es la pregunta más sencilla de resolver: Apúntate a una demo de efirma GO y deja que sean nuestros técnicos los que te muestren la increíble facilidad de utilizar nuestra herramienta. Tendrás tantas formaciones como necesites y un equipo de soporte telefónico a tu disposición.

También puedes ver un vídeo en el que explicamos cómo enviar un documento para firmarlo, cómo se trata y su proceso completo:

Protección de datos y acuerdos de confidencialidad: Lo que debes saber

La protección de datos y la confidencialidad son aspectos críticos en la implementación de la firma electrónica.

Cumplimiento de normativas de protección de datos

Es esencial asegurarse de que la plataforma de firma electrónica cumpla con las normativas de protección de datos aplicables, como el GDPR en la Unión Europea. Esto incluye garantizar que los datos personales se manejen de manera segura y que se implementen medidas de protección adecuadas.

Gestión de acuerdos de confidencialidad

La firma electrónica puede facilitar la gestión de acuerdos de confidencialidad (NDAs). Es importante que estos documentos se firmen y almacenen de manera segura para proteger la información confidencial y sensible de la startup.

Este punto también es muy importante si la empresa es una ETT que quiere utilizar la firma electrónica para firmar todos los documentos de los trabajadores.

Errores comunes al implementar la firma electrónica y cómo evitarlos

Al implementar la firma electrónica, es común cometer algunos errores que pueden obstaculizar su éxito. A continuación, se presentan algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos.

  • Falta de planificación adecuada: Un error común es no dedicar suficiente tiempo y recursos a la planificación de la implementación. Para evitar esto, es esencial desarrollar un plan detallado que aborde todos los aspectos de la implementación, desde la selección de la plataforma hasta la capacitación del personal.
  • No involucrar a las partes interesadas: Otro error es no involucrar a todas las partes interesadas clave en el proceso de implementación. Asegurarse de que todos los departamentos y roles afectados estén informados y participen en el proceso puede facilitar una adopción más fluida y exitosa.
  • No proporcionar capacitación suficiente: La falta de capacitación adecuada puede llevar a una adopción deficiente de la firma electrónica. Es importante invertir en la formación continua del personal para garantizar que todos comprendan y utilicen eficazmente la plataforma.
  • Ignorar la seguridad y conformidad legal: No prestar suficiente atención a los aspectos de seguridad y conformidad legal puede tener consecuencias graves. Es crucial asegurarse de que la plataforma de firma electrónica cumpla con todas las normativas y que se implementen medidas de seguridad adecuadas.

Futuro de la firma electrónica en el ecosistema startup

El futuro de la firma electrónica en el ecosistema startup es prometedor. A medida que más startups reconocen los beneficios de esta tecnología, se espera una adopción aún mayor.

La firma electrónica seguirá evolucionando, ofreciendo funcionalidades avanzadas y mejorando la seguridad y la eficiencia operativa. En un mundo cada vez más digital, la firma electrónica se consolidará como una herramienta esencial para la innovación y el crecimiento de las startups.

Si estás iniciando una startup y quieres aprovecharte de todas estas ventajas, no dudes en apuntarte en una de nuestras demos donde conocerás de primera mano todas las ventajas de contar con la firma electrónica que lleva revolucionando el mercado los últimos años gracias a todas las funcionalidades que ofrece y su reducido precio.

OCR en efirma GO: búsqueda avanzada en el contenido de tus documentos

busqueda de documentos firma

En efirma GO, estamos comprometidos con la innovación y la mejora continua de nuestras soluciones de firma electrónica avanzada. Es por ello que estamos emocionados de anunciar una significativa actualización en nuestra plataforma: la integración de una funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite realizar búsquedas dentro del contenido de los documentos almacenados. Esta nueva característica está diseñada para mejorar la eficiencia y accesibilidad, especialmente para aquellos que manejan un gran volumen de documentos.

Mejoras en la búsqueda de documentos

Hasta ahora, nuestros usuarios podían buscar documentos únicamente por datos del remitente, destinatario y nombre del documento. Sin embargo, reconocemos que muchas veces nuestros clientes necesitan realizar búsquedas más profundas, especialmente cuando no cuentan con todos los datos a mano o desconocen al destinatario. Con la implementación del OCR, ahora es posible buscar por cualquier dato contenido en el documento a través de la ventana de búsqueda dentro de la pestaña de documentos.

Beneficios clave de la nueva funcionalidad

Accesibilidad mejorada

Usuarios con grandes volúmenes de documentos se beneficiarán enormemente, ya que podrán localizar rápidamente la información necesaria sin necesidad de una conexión API.

Eficiencia incrementada

Esta funcionalidad minimiza el tiempo de búsqueda, permitiendo a los usuarios encontrar lo que necesitan de manera rápida y efectiva, mejorando así la productividad general.

Exclusividad para usuarios Business Plus

La nueva funcionalidad de OCR está disponible exclusivamente para nuestros clientes con tarifa Business Plus y superiores, ofreciendo un valor añadido significativo a este plan.

Continuamos escuchando a nuestros clientes

La introducción de esta funcionalidad es resultado directo del feedback de nuestros usuarios. En efirma GO, valoramos la opinión de nuestros clientes y continuamente buscamos formas de adaptar nuestra oferta para satisfacer mejor sus necesidades.

busqueda ocr firma digital

Otras mejoras recientes

Este año hemos lanzado varias actualizaciones importantes, incluyendo el envío múltiple a través de sobres y la inclusión de nuevos idiomas como el italiano y el francés, reafirmando nuestro compromiso con la mejora continua y la satisfacción del cliente.

La nueva funcionalidad de OCR en efirma GO marca un paso adelante en nuestra misión de proporcionar soluciones de firma electrónica avanzada que no solo cumplen, sino que superan las expectativas de nuestros clientes. Invitamos a todos nuestros usuarios Business Plus a explorar esta nueva característica y experimentar sus beneficios.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo acceder a la nueva funcionalidad OCR?

Para acceder a la funcionalidad OCR, debes tener contratada la tarifa Business Plus. La opción está disponible directamente en la ventana de búsqueda dentro de la pestaña de documentos de la plataforma.

¿Qué tipos de documentos son compatibles con la búsqueda OCR?

La funcionalidad OCR es compatible con la mayoría de los formatos de documentos PDF, aunque se excluyen las imágenes del documento, lo que permite realizar búsquedas en prácticamente cualquier documento que subas a la plataforma.

¿Es necesaria alguna configuración especial para usar la nueva funcionalidad?

No es necesaria ninguna configuración especial. La funcionalidad está integrada de manera que es totalmente accesible y fácil de usar desde el primer momento para los usuarios Business Plus.

¿Hay algún límite en el número de búsquedas que puedo realizar con OCR?

No hay límites en el número de búsquedas que puedes realizar. Nuestra plataforma está diseñada para manejar un volumen alto de búsquedas de manera eficiente.

¿Cómo asegura efirma GO la seguridad y privacidad de los documentos al usar OCR?

En efirma GO, la seguridad y la privacidad son nuestras máximas prioridades. Todos los documentos subidos y procesados a través de nuestra funcionalidad OCR cumplen con las normativas de protección de datos más estrictas, asegurando que tu información siempre esté protegida y privada.

Top 15 Programas de Firma Electrónica Más Utilizados en 2025

La firma electrónica ha revolucionado la forma en que se gestionan los documentos en el mundo moderno. Con la creciente necesidad de firmar contratos, acuerdos y formularios de manera digital, la demanda de programas de firma electrónica ha aumentado significativamente. En este artículo, exploraremos los 15 programas de firma electrónica más utilizados, que han demostrado ser herramientas confiables y eficientes para millones de usuarios y empresas en todo el mundo.

¿Qué es un programa para realizar firmas electrónicas?

Un programa para realizar firmas electrónicas es una herramienta digital diseñada para facilitar la firma de documentos de forma electrónica. Estos programas permiten a los usuarios firmar documentos de manera segura y legalmente vinculante sin necesidad de imprimir, escanear o enviar documentos físicos.

Utilizan tecnologías como la criptografía para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de las firmas electrónicas. Además, ofrecen funcionalidades adicionales como la gestión de documentos, el seguimiento de firmas, la verificación de identidad y la automatización de flujos de trabajo para hacer más eficiente el proceso de firma.

Tipos de firmas electrónicas que se pueden realizar

Existen varios tipos de firmas electrónicas, cada una con diferentes niveles de seguridad y adecuadas para distintos tipos de transacciones. Aquí están algunos de los tipos más comunes:

    1. Firma electrónica simple: Es la forma más básica de firma electrónica. Puede ser una imagen escaneada de la firma manuscrita, una firma digitalizada o simplemente un nombre escrito en un documento electrónico. Es útil para transacciones de bajo riesgo y menos sensibles.

    1. Firma electrónica avanzada (FEA): Ofrece un nivel más alto de seguridad que la firma electrónica simple. Requiere un proceso de identificación más riguroso y a menudo utiliza técnicas criptográficas para asegurar la integridad y autenticidad del documento. Es adecuada para transacciones más importantes y legales.

    1. Firma electrónica cualificada (FEC): Es la forma más segura y legalmente vinculante de firma electrónica en la Unión Europea, definida por el Reglamento eIDAS. Requiere un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación cualificada y cumple con estándares específicos de seguridad. Es adecuada para transacciones altamente sensibles y jurídicamente importantes.

Los programas de firma electrónica más utilizados

Antes de continuar con el detalle de los programas de firma electrónica más usados, es importante considerar qué aspectos son los más importantes a la hora de seleccionar un software u otro, en función de las necesidades de cada usuario. Algunas de estas características son:

    • Qué firmas permite realizar.

    • Si permite varios firmantes en un mismo documento.

    • Si se pueden enviar varios documentos por envío.

    • Número de usuarios que se incluyen para trabajar con la aplicación.

A continuación, se presentará una visión general de los programas de firmas electrónicas más utilizados, destacando sus principales ventajas.

efirma GO

efirma go mejores programas de firma electronica

efirma GO es una herramienta que te permite firmar electrónicamente cualquier documento, cumpliendo rigurosamente con el reglamento eIDAS, y además cuenta con un certificado expedido por el despacho de abogados Écija donde se puede comprobar su validez.

Destaca la facilidad de uso, además de una gran multitud de opciones de configuración, lo que permite un nivel de personalización óptimo.

Entre sus características más importantes destacan:

    • Firma simple y avanzada.

    • Posibilidad de enviar varios documentos en un mismo envío gracias a los sobres.

    • Certificado de firma en varios idiomas.

    • Configuración de distintos tipos de destinatarios.

    • Recordatorios configurables para evitar que un documento se quede sin firmar.

    • Posibilidad de añadir caducidad al documento.

    • Firma presencial electrónica, ideal para entrega de paquetería o firmar consentimientos informados, entre otros.

    • Campos autorellenables y campos editables.

    • Clasificación de documentos para localización más rápida.

    • Importación masiva de destinatarios.

    • Usuarios con distintos permisos de acceso y configuración.

    • Envío por email o sms.

    • Cada envío soporta un peso máximo de 25 Mb. Por lo tanto, se pueden adjuntar tantos archivos sean necesarios, mientras su conjunto no llegue a este máximo permitido.

    • API.

Si tenemos en cuenta los precios, cuenta con un paquete muy económico de poco más de 100 € que permite enviar 60 documentos al año. En planes con mayor número de documentos, el coste por documento es uno de los mejores del mercado, bajando de los 0,23 € / documento. En lo que respecta a precio de la firma electrónica, es sin duda una de las mejores opciones en cuanto a funcionalidades / precio del mercado.

Logalty

Con una vocación jurídica, se ofrecen al mercado como unos apasionados a la hora de vender servicios con total validez jurídica y probatoria en un juicio. Entre sus productos, cuentan con la firma electrónica, comunicación certificada, contratación en videollamada, notificación electrónica y mucho más. Tienen un portfolio muy completo. Sin embargo, encontrar sus precios no siempre es sencillo.

A la hora de enviar un documento para firmarlo electrónicamente, el coste se va incrementando conforme se van añadiendo variables durante el proceso. El peso máximo que aceptan por envío es 1 Mb, y el precio se va incrementando en 0,17 € por cada 0,5 Mb. Añadir firmantes en los documentos también incrementa el coste en 0,5 €.

Signaturit

Esta compañía es muy reconocida entre las distintas empresas de firma electrónica.

Sus puntos fuertes son:

    • Ofrecen los 3 tipos de firma.

    • Prestan otros servicios relacionados con la firma electrónica.

    • Empresa grande y reconocida a nivel internacional.

Su plan más básico permite enviar 60 documentos al año por 33 € / mes (o 396 € / año), firma avanzada e incluye 1 usuario. De querer contar con la opción de certificado digital, habría que contratar un plan superior.

Son uno de los más completos en cuanto a funcionalidades y niveles de seguridad, pero también les acompañan un precio más elevado que no siempre es necesario.

Firmafy

Parten de un paquete de 300 documentos para enviar al año por un coste de 360 €, con un coste por documento de 0,83 €. Algunas de las funcionalidades en el paquete más básico son:

    • 2 usuarios.

    • Varios firmantes por documento.

    • Posibilidad de establecer un orden en los firmantes.

    • Personalización y seguimiento de los envíos.

    • 10 años de custodia documental.

Docusign

Va ganando mercado con los años y se presentan como una de las mejores opciones en cuanto a la posibilidad de firmar documentos electrónicamente.

Su paquete básico incluye 5 sobres al mes o 60 al año, y sus 2 siguientes opciones son 100 sobres al año. Basan el precio en el número de funcionalidades que ofrecen a los usuarios y no tanto en el número de documentos que permiten enviar.

Funcionalidades que ofrece:

    • Más de 44 idiomas disponibles.

    • Generación de informes.

    • Hasta 50 usuarios.

    • API

    • Integraciones con Google Drive, Microsoft 365 y mucho más.

Click & Sign

Esta marca pertenece al gigante Lleida.net. Como indican ellos mismos en su propia web, el precio de la firma electrónica varía en función del número de variables que se necesiten en cada uno de los procesos, por lo que su precio no está estipulado por el número de firmas o documentos a firmar, sino por las necesidades de quien envía el documento.

Cuentan con los sobres, por lo que cada envío puede contener varios documentos hasta acumular un máximo de 25 Mb (igual que efirma GO).

El precio básico parte de 1,43 €, y este se irá incrementando si durante el proceso se hace uso de alguna de las siguientes opciones:

    • Aumentar el nº de firmantes.

    • Si se envía un código SMS para firmar.

    • Si los firmantes además deben subir documentación.

    • Etc.

Viafirma

Además de la firma electrónica, cuentan con otros servicios como son:

    • Comprobación y validación de firmas digitales en un documento.

    • Certificación del momento de la firma con sello de tiempo.

    • Uso de certificados digitales para automatizar procesos de firma.

Centrándonos en la firma electrónica, indican que tienen plena validez tanto en la Unión Europea como en Latinoamérica. Ofrecen la firma avanzada como opción principal con variaciones en la forma de firmar, como son:

    • Firma biométrica.

    • Código OTP.

    • En la nube.

    • Certificado digital.

Evicertia

Evicertia está especializada en trabajar distinta documentación de múltiples formas. La relacionada con la firma electrónica es EviSign, y estas son algunas de sus características:

    • Notificación por email.

    • Plan básico permite hasta 3 Mb por envío.

    • 2 firmantes en plan básico.

    • Custodia online de 1 año.

Firmar.online

Este es otro de los programas de firma electrónica más conocidos. Especializados en la misma, ofrecen su solución orientándola por tamaño de la empresa o por sectores. Ofrecen los siguientes métodos de firma a distancia:

    • Notificación fehaciente.

    • Aceptación simple mediante un clic.

    • Firma manuscrita.

    • OTP.

  • Certificado cualificado.
  •  

YouSign

Esta es otra plataforma de firma electrónica reconocida por su fiabilidad y cumplimiento de la legislación europea elDAS. Ofrece una interfaz intuitiva y segura para firmar documentos de manera sencilla, desde cualquier dispositivo.
 
Entre sus principales características se incluyen: 
    • Firma avanzada (Como efirma GO).
    • Opciones de personalización.
    • almacenamiento de documentos.
    • Integración mediante API.

PandaDoc

Es una plataforma de gestión de documentos que permite:
    • Firma electrónica
    • Automatización de flujos de trabajo
Es especialmente útil para equipos de ventas y recursos humanos, permitiendo la creación personalización y seguimiento de contratos de manera eficiente.

EverSign

Es una plataforma de firma electrónica fácil de usar, ideal para pequeñas y medianas empresas. Permite la firma legal de documentos desde cualquier dispositivo compatible, además de tener integraciones con Google Drive o Dropbox.

CocoSign

CocoSign es una plataforma de firma electrónica que permite a los usuarios firmar, enviar y gestionar documentos de manera rápida y sencilla. También deberíamos mencionar que cumple con la normativa como efirma go, garantizando la seguridad de los datos.

SignHost

Es una solución de firma electrónica que permite a los usuarios firmar documentos con total seguridad. Su diseño está orientado a la sencillez, ofrece además integración con plataformas externas y servicio en la nube.
Garantiza la autenticidad y protección de cada firma mediante métodos de verificación robustos.

Xodo Sign

Es una herramienta de firma digital que permite a los usuarios firmar documentos electrónicamente de forma sencilla y segura. Ofrece una interfaz amigable y accesible para dispositivos móviles, facilitando la firma en cualquier lugar.

  Prueba Gratis Firmas paquete más bajo Coste más bajo (anual) Precio documento (desde) Precio documento (hasta) API Peso del envío Custodia documental App Móvil Campos editables Firma presencial  
efirma GO Si 60 108 € 1,8 € 0,158 € Gratuita 25Mb 5 años Si Si Si  
Logalty Si Recarga saldo Recarga saldo Recarga saldo 3 € – 1Mb 2 años Si – No  
Signaturit Si 60 396 € 6,6 € 2,75 € Pago 15Mb 5 años Si Si No  
Firmafy Si 300 360 € 1,2 € 0,72 € Gratuita – 10 años Si Si Si  
Docusign Si 60 108 € 1,8 € 4,56 € Pago 23,8Mb – Si Si Si  
Click & Sign No Recarga saldo Recarga saldo 1,43 € 1,43 € Gratuita 25Mb 5 años No – No  
Viafirma Si 60 54 € 0,9 € – Pago – – Si – –  
Evicertia No – – – – Pago 3Mb 1 año No Si Si  
Tecalis Sí 50 240 € 4,8 € 1,6 € Pago 25 Mb 5 años Si No No  
YouSign Sí –

300 €

 – – Pago – – Sí Sí Sí
PandaDoc Sí – 533 €  – – Pago – – Sí Sí Sí
EverSign Sí  –  460 €  –  –  Pago  –  –  Sí  Sí  Sí
CocoSign Sí – 

180 €

  – –   –      Si  No  No
SignHost Sí 100 95 € – –  Pago – –  Sí Sí Sí
Xodo Sign Sí  –  460 €  –  –  Pago  –  –  Sí  Sí  Sí

Características clave en los softwares de firma electrónica

A la hora de elegir un programa para firmar electrónicamente, se deben tener en consideración varias características clave, como son las siguientes:

  • Validez legal y cumplimiento del reglamento eIDAS.
  • Tipo de firma que ofrece (simple, avanzada o certificada).
  • Número de usuarios que se contratan.
  • Enviar recordatorios de firma a los firmantes.
  • Añadir caducidad a los documentos.
  • Configuración de los documentos con campos editables.
  • Clasificación de los documentos para una localización.
  • Posibilidad de mandar varios documentos en un mismo envío.
  • Distintos idiomas para informar a los firmantes.
  • Recepción del certificado del documento firmado.
  • Custodia documental por parte de la empresa.

Ventajas de contratar efirma GO

efirma GO cumple completamente con la normativa de las firmas electrónicas y el reglamento eIDAS, y además, tiene uno de los precios de firma electrónica más competitivos del mercado. Otras características a tener en cuenta que suponen un alto valor son:

  • Eficiencia operativa: Maximiza la eficiencia gracias a la facilidad de uso de la herramienta y app.
  • Soporte experto: Acceso a un equipo de soporte telefónico dispuesto a ayudar ante cualquier duda.
  • Actualizaciones regulares: Asegura el cumplimiento constante con la legislación más reciente.
  • Gestión de documentos: Clasifica y ordena con facilidad grandes volúmenes de documentos firmados.
  • Seguridad garantizada: Protege la información contra accesos no autorizados y posibles brechas de seguridad.

Consejos para elegir un software de firma electrónica

Cuando estás buscando un software de firma electrónica, hay varios aspectos importantes a considerar para asegurarte de elegir el adecuado para tus necesidades. Aquí tienes algunos consejos:

  1. Seguridad y cumplimiento legal: Asegúrate de que el software cumple con las regulaciones y estándares de seguridad pertinentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa o la Ley de Firma Electrónica en tu país.
  2. Facilidad de uso: El software debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para ti como para las personas con las que necesitas compartir documentos para firmar. Busca una interfaz limpia y sencilla.
  3. Compatibilidad: Asegúrate de que el software sea compatible con los dispositivos y sistemas operativos que utilizas, ya sea en computadoras de escritorio, dispositivos móviles o en la nube.
  4. Funcionalidades adicionales: Considera qué otras características ofrece el software. Algunos pueden tener integraciones con aplicaciones que ya utilizas, como Google Drive o Dropbox, mientras que otros pueden ofrecer funciones avanzadas como recordatorios automáticos o seguimiento de firmas.
  5. Precios y planes: Compara los precios y los planes de suscripción para asegurarte de obtener el mejor valor por tu dinero. Algunos servicios pueden ofrecer opciones gratuitas o planes de prueba para que puedas probar el software antes de comprometerte.
  6. Soporte al cliente: Asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte al cliente en caso de que necesites ayuda o tengas preguntas sobre el uso del software.
  7. Opiniones y reputación: Investiga las opiniones de otros usuarios y la reputación del proveedor antes de tomar una decisión. Las reseñas de usuarios reales pueden darte una idea de la experiencia general con el software.

Teniendo en cuenta estos consejos, podrás elegir un software de firma electrónica que se adapte mejor a tus necesidades y te ayude a agilizar tus procesos de firma de documentos.

Preguntas frecuentes

Es normal hacerse preguntas cuando alguien se plantea contratar un programa de firmas electrónicas. Hemos recopilado las preguntas más habituales que suelen hacernos.

¿Cómo puedo asegurar que el programa de firmas electrónicas que elijo cumple con la legislación actual?

Para asegurarte de que el programa de firmas electrónicas que elijas cumple con la legislación actual, considera los siguientes pasos:

  1. Investiga la legislación relevante: Comienza por familiarizarte con las leyes y regulaciones relacionadas con las firmas electrónicas en tu país o región. Esto puede incluir el Reglamento eIDAS en la Unión Europea.
  2. Verifica la conformidad del proveedor: Asegúrate de que el proveedor del software de firma electrónica tenga políticas y prácticas que cumplan con las leyes y regulaciones pertinentes. Puedes verificar si el proveedor ha obtenido certificaciones de cumplimiento específicas o si ha sido auditado por terceros para cumplir con los estándares legales.
  3. Funcionalidades de seguridad: Comprueba que el software ofrezca características de seguridad sólidas, como cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuario robusta y registro de auditoría detallado. Estas características son esenciales para cumplir con muchas regulaciones de firmas electrónicas.
  4. Cumplimiento de estándares de la industria: Busca proveedores que sigan estándares reconocidos de la industria, como ISO 27001 para seguridad de la información, para garantizar que el software cumpla con las mejores prácticas de seguridad.
  5. Consultar con profesionales legales: Si tienes dudas sobre la conformidad legal del software, consulta con abogados especializados en derecho tecnológico o de firmas electrónicas. Ellos pueden brindarte orientación específica sobre la elección de un software que cumpla con la legislación aplicable.
  6. Buscar documentos en la web que acrediten esta validez: En el caso de contar con documentos expedidos por empresas externas que corroboren la validez legal de la documentación firmada, la empresa debería mostrarla a quien la solicite, pues es siempre una garantía de autenticidad. En efirma GO, contamos con un documento expedido por ecija abogados que confirma la completa validez de nuestra firma electrónica.

¿Es posible integrar el software de firmas electrónicas con otros programas?

Sí, muchos programas de firmas electrónicas ofrecen integraciones con otros softwares, como pueden ser programas de contabilidad o laboral. Si además, esta integración puede realizarse mediante API, la agilidad y rapidez en los procesos de la firma electrónica aumentarían considerablemente. Este es un claro ejemplo de cómo los sistemas de firmas electrónicas avanzados mejoran la eficiencia de las empresas.

¿El programa de firma electrónica guarda los documentos firmados?

Algunos programas de firma electrónica cuentan con un servicio de almacenamiento de documentos que guarda una copia del documento firmado electrónicamente por cada firmante. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la mayoría de los programas no almacenan el documento de forma indefinida.

efirma GO, por ejemplo, guarda la documentación firmada durante 5 años, lo que garantiza que siempre podrás acceder a tu documento incluso mucho después de haberlo firmado.

¿Puedo firmar documentos desde mi dispositivo móvil?

Sí, muchos programas de firma electrónica permiten firmar documentos desde dispositivos móviles, lo que permite una experiencia más fluida y cómoda. Este tipo de funcionalidad se vuelve especialmente útil cuando se necesitan firmar documentos de manera rápida mientras se está fuera de la oficina o en movimiento.

efirma GO ofrece esta funcionalidad a través de su app, que permite firmar documentos de forma sencilla desde cualquier lugar.

efirma GO también en italiano y francés

¡Ahora efirma GO es más global al incorporar italiano y francés en sus idiomas!

La firma electrónica ha revolucionado la manera en que gestionamos los documentos, ofreciendo beneficios como rapidez, accesibilidad desde cualquier dispositivo y almacenamiento seguro en la nube. En efirma GO, estamos comprometidos con la innovación y la mejora continua, y es por eso que estamos emocionados de anunciar que contamos con 2 nuevos idiomas incorporados a la familia en nuestras últimas actualizaciones: ¡el italiano y el francés!

Amplía tus oportunidades de negocio con efirma GO

El francés y el italiano son los 2 últimos idiomas añadidos a nuestra aplicación, sumándose al inglés, portugués y catalán. Esta expansión lingüística es parte de nuestro esfuerzo continuo para ayudar a nuestros clientes a crecer y extender su alcance a nuevos mercados, permitiendo que las transacciones y los acuerdos sean más accesibles y manejables.

Cómo configurar el italiano o el francés en tu plataforma efirma GO

Configurar cualquier idioma en efirma GO es un proceso sencillo:

  1. Accede a tu cuenta de efirma GO.
  2. En la sección de configuración, selecciona ‘Idiomas’.
  3. Elige ‘Italiano’, francés o cualquiera de los otros idiomas de la lista de idiomas disponibles.
  4. Configura las notificaciones y los detalles de la firma electrónica para que se muestren en italiano.

Con estos pasos, podrás enviar y recibir documentos en otro idioma distinto al español, facilitando la comunicación con tus firmantes o con aquellos que prefieren usar este idioma.

Además, cada destinatario puede editarse independientemente y que reciba las comunicaciones y el certificado de firma en el idioma que le corresponda. ¿Tus destinatarios hablan diferentes idiomas? No es problema con efirma GO, cada destinatario recibirá en el idioma predeterminado para él de manera independiente todas las comunicaciones.

Validación legal y conformidad con eIDAS

Con el reglamento eIDAS vigente, la firma electrónica tiene plena validez legal en toda la Unión Europea. Al usar efirma GO, puedes estar seguro de que todas las firmas realizadas a través de nuestra plataforma cumplen con estos estándares legales, independientemente del idioma en que se realicen.

¡Prueba efirma GO hoy mismo!

Si aún no estás utilizando la firma electrónica, o si estás buscando una solución que soporte múltiples idiomas, te invitamos a probar efirma GO. Regístrate para una versión gratuita y experimenta cómo nuestros servicios pueden transformar tu manera de hacer negocios. Con efirma GO, llevar tus operaciones al siguiente nivel es más fácil y accesible que nunca.

Los sobres en efirma GO

En el mundo empresarial actual, la eficiencia y seguridad en la gestión de documentos electrónicos son cruciales para mantener el ritmo de las exigencias del mercado y asegurar una comunicación fluida y efectiva. Una de estas soluciones es la firma electrónica, y más concretamente los sobres digitales, que permite a las empresas organizar, enviar y gestionar múltiples documentos de forma simultánea, asegurando que la información llegue de manera segura y ordenada a los destinatarios correctos.

Este método no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también proporciona una interfaz sencilla y accesible para que los usuarios puedan gestionar sus necesidades de documentación sin problemas. Desde la configuración de los destinatarios hasta la firma final de los documentos, el sistema está diseñado para garantizar la integridad y la trazabilidad de cada paso del proceso. En este post explicaremos cómo funcionan los sobres de efirma GO y todo el partido que puedes sacarles.

Si lo prefieres, también puedes ver el vídeo que hemos preparado, donde explicamos todo el proceso del mismo.

Características de los sobres

Gracias a la última actualización de efirma GO, se ha incluido un sistema de sobres en la subida y publicación de documentos. Estas son sus características:

  • Permite enviar varios documentos de manera simultánea a un mismo destinatario (o varios).
  • Un sobre puede contener de 1 a tantos documentos como se necesiten, no hay límite de cantidad. El único límite que existe es que en su conjunto no pueden pesar más de 25 megabytes.
  • En caso de enviar más de un documento por sobre, podemos asignar el nombre que consideremos oportuno a cada sobre para identificarlo más fácilmente.
  • Los firmantes tendrán la opción de firmar todos los documentos a la vez, sin necesidad de ir firmando uno a uno, lo que ahorra tiempo.

Los sobres es una funcionalidad que deberían tener todos los programas de firma electrónica gracias a la agilidad que ofrecen a la hora de enviar múltiples documentos.

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Cómo enviar documentos con los sobres

  1. Pulsaremos el botón «Nuevo».
  2. Seleccionaremos el tipo de firma que requerirán los documentos. La firma elegida será igual para todos los documentos del sobre.
  3. Añadiremos 1 o más documentos, según la necesidad. En caso de haber más de 1 documento, podremos poner el nombre que consideremos al sobre. Podremos seleccionar un tipo de documento por cada documento.
  4. Estableceremos destinatarios. Podremos escoger un rol distinto para cada documento.
  5. Indicaremos por cada documento la firma y los campos formularios que se necesiten. Los campos formularios podrán replicarse en todo el documento o también en todo el sobre, agilizando así la edición de los documentos.
  6. El último punto se mantiene igual, permitiéndonos realizar los últimos ajustes antes de enviar (Recordatorios, caducidad, idioma del certificado, etc).
  7. Para enviar, pulsaremos «Publicar».

Cómo firman los destinatarios

  • Se ha modificado el email que recibirán los destinatarios, y en este se mostrarán todos los documentos que tienen que firmar y el estado en el que se encuentra cada documento.
  • El destinatario podrá seleccionar uno o varios documentos que precisen su firma, y podrá firmarlos de manera individual o conjunta, según prefiera.
  • Al firmar todos los documentos, llegará otro email con acceso a todos los documentos firmados y sus certificados.

Mantenimiento de los sobres

  • Cada documento anterior a la actualización se ha adaptado al sistema de documentos y tienen su propio CSV particular.
  • Al visualizar los sobres, podemos clicar en el desplegable y ver todos los documentos que este contiene así como su estado individual.

Como hemos visto, los sobres son un gran avance que ahorrarán horas de trabajo y facilitan la firma de los trabajadores.

Si crees que los sobres pueden ser de gran utilidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te informaremos a la mayor brevedad.

También puedes apuntarte a una de nuestras demos, en la que nuestros técnicos te mostrarán de primera mano todos los beneficios de contar con la firma electrónica y cómo puede adaptarse a tus necesidades.