En el mundo empresarial actual, la eficiencia y seguridad en la gestión de documentos electrónicos son cruciales para mantener el ritmo de las exigencias del mercado y asegurar una comunicación fluida y efectiva. Una de estas soluciones es la firma electrónica, y más concretamente los sobres digitales, que permite a las empresas organizar, enviar y gestionar múltiples documentos de forma simultánea, asegurando que la información llegue de manera segura y ordenada a los destinatarios correctos.
Este método no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también proporciona una interfaz sencilla y accesible para que los usuarios puedan gestionar sus necesidades de documentación sin problemas. Desde la configuración de los destinatarios hasta la firma final de los documentos, el sistema está diseñado para garantizar la integridad y la trazabilidad de cada paso del proceso. En este post explicaremos cómo funcionan los sobres de efirma GO y todo el partido que puedes sacarles.
Si lo prefieres, también puedes ver el vídeo que hemos preparado, donde explicamos todo el proceso del mismo.
Características de los sobres
Gracias a la última actualización de efirma GO, se ha incluido un sistema de sobres en la subida y publicación de documentos. Estas son sus características:
- Permite enviar varios documentos de manera simultánea a un mismo destinatario (o varios).
- Un sobre puede contener de 1 a tantos documentos como se necesiten, no hay límite de cantidad. El único límite que existe es que en su conjunto no pueden pesar más de 25 megabytes.
- En caso de enviar más de un documento por sobre, podemos asignar el nombre que consideremos oportuno a cada sobre para identificarlo más fácilmente.
- Los firmantes tendrán la opción de firmar todos los documentos a la vez, sin necesidad de ir firmando uno a uno, lo que ahorra tiempo.
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Cómo enviar documentos con los sobres
- Pulsaremos el botón “Nuevo”.
- Seleccionaremos el tipo de firma que requerirán los documentos. La firma elegida será igual para todos los documentos del sobre.
- Añadiremos 1 o más documentos, según la necesidad. En caso de haber más de 1 documento, podremos poner el nombre que consideremos al sobre. Podremos seleccionar un tipo de documento por cada documento.
- Estableceremos destinatarios. Podremos escoger un rol distinto para cada documento.
- Indicaremos por cada documento la firma y los campos formularios que se necesiten. Los campos formularios podrán replicarse en todo el documento o también en todo el sobre, agilizando así la edición de los documentos.
- El último punto se mantiene igual, permitiéndonos realizar los últimos ajustes antes de enviar (Recordatorios, caducidad, idioma del certificado, etc).
- Para enviar, pulsaremos “Publicar”.
Cómo firman los destinatarios
- Se ha modificado el email que recibirán los destinatarios, y en este se mostrarán todos los documentos que tienen que firmar y el estado en el que se encuentra cada documento.
- El destinatario podrá seleccionar uno o varios documentos que precisen su firma, y podrá firmarlos de manera individual o conjunta, según prefiera.
- Al firmar todos los documentos, llegará otro email con acceso a todos los documentos firmados y sus certificados.
Mantenimiento de los sobres
- Cada documento anterior a la actualización se ha adaptado al sistema de documentos y tienen su propio CSV particular.
- Al visualizar los sobres, podemos clicar en el desplegable y ver todos los documentos que este contiene así como su estado individual.
Como hemos visto, los sobres son un gran avance que ahorrarán horas de trabajo y facilitan la firma de los trabajadores.
Si crees que los sobres pueden ser de gran utilidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te informaremos a la mayor brevedad.
También puedes apuntarte a una de nuestras demos, en la que nuestros técnicos te mostrarán de primera mano todos los beneficios de contar con la firma electrónica y cómo puede adaptarse a tus necesidades.
