Son muchas las acciones que la digitalización ha transformado en nuestro día a día. La presencialidad para realizar cualquier gestión o trámite era casi obligatoria y esto poco a poco está cambiando.

En este post nos vamos a centrar en una de las actuaciones cada vez más comunes, gracias a la transformación digital, qué es la posibilidad de firmar contratos online o cualquier otro documento.

Firmar contratos online

La transformación digital por parte de las empresas trae consigo la posibilidad de realizar muchas de sus gestiones de manera electrónica o telemática. Implementar herramientas digitales para el control horario o firmar contratos online de manera rápida son dos claros ejemplos.

En el caso de firmar contratos de forma digital, son muchas las empresas que han visto una clara ventaja en su ámbito de actuación:

  • Ahorro en tiempo.
  • Reducción de costes.
  • Aumento en la eficiencia de gestión.
  • Mejora en la experiencia de usuario evitando desplazamientos innecesarios.
  • Evitar el uso del papel ayudando al medioambiente.
  • Firma segura y legal bajo el sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas.

Existen diferentes tipos de contratos electrónicos cuya única diferencia con el contrato convencional de papel es que los contratantes no están físicamente a la hora de firmar el documento.

Firmar PDF online

Los contratos no son los únicos documentos que se pueden firmar con la firma electrónica, ya que esta posibilidad se extiende otros.

Actualmente se puede firmar cualquier documento en formato PDF de manera digital gracias a gran cantidad de herramientas que hay a nuestra disposición.

Los documentos más firmados, aparte de los contratos, pueden ser:

  • Nóminas
  • Mandatos SEPA
  • Consentimientos informados
  • Acuerdos de confidencialidad
  • Partes de visitas
  • Cláusulas

Como puedes ver, son muchos los ámbitos de actuación en los que utilizar la firma electrónica. Sectores completos como asesorías, abogados, inmobiliarias, recursos humanos o aseguradoras, entre otros, hacen uso de esta gestión telemática para una mayor eficiencia y eficacia empresarial.

Validez legal al firmar un documento online

En la Unión Europea, el reconocimiento legal que reciben las firmas electrónicas lo hacen mediante el Reglamento (UE) nº910/2014, reconocido más comúnmente como el reglamento eIDAS. Dicho reglamento es obligatorio en todos los países miembros de la Unión Europea y tiene mayor prioridad que cualquier ley nacional.

Si a esto le añadimos la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, la seguridad y validez legal de los documentos firmados digitalmente aumenta.

A nivel nacional, la firma electrónica se encuentra regulada bajo la Ley 58/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, cuya finalidad es la de ‘’fomentar la rápida incorporación de las nuevas tecnologías de seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividad de las empresas, los ciudadanos y las Administraciones Públicas’’.

La firma electrónica avanzada es la firma digital más segura, ya que existen exigencias jurídicas para su regulación. Dichas exigencias contemplan lo siguiente:

  • Se identificará de forma única al firmante
  • Se permitirá la identificación del firmante
  • Gracias al código hash del documento se podrá apreciar cualquier manipulación del mismo, ya que no pueden existir dos hash iguales.
  • El firmante puede utilizar los datos de creación de firma bajo su control exclusivo.

Aplicaciones para firmar un documento PDF online gratis sin validez legal

Son muchas las herramientas con las que puedes firmar un documento sin el requerimiento de su validez legal, principalmente porque se trate de un documento simple que no necesite de cierta seguridad ni de ser comprobado judicialmente en el futuro.

Entre los programas más destacados podemos mencionar:

Firma documentos online con efirma GO

En efirma GO disponemos de la mejor solución para el firmado de documentos en tu empresa agilizando procesos, ahorrando en costes de gestión, evitando el uso de papel y almacenando toda la documentación en la nube durante cuatro años. Con el uso de su API se podrá entrelazar con diferentes software, que se utilicen para su trabajo, lo que mejorara la firma de documentos en gran medida.

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