¿La manera más fácil y rápida de firmar un documento?
¿Es importante digitalizar?
Con el gran avance de la tecnología y la digitalización, cada vez más aparecen nuevos procesos digitales que agilizan y facilitan diversos trámites administrativos y legales que con anterioridad consumían una parte valiosa del tiempo de trabajo.
¿Qué ejemplos puede haber de mejora con la digitalización?
Un ejemplo de esto puede ser, el tiempo que tarda un cliente en firmar físicamente un documento. Este tiempo puede variar dependiendo de la disponibilidad de ambas partes, pero el tiempo medio oscila entre 1 a 5 días hábiles desde la notificación. Esto incurre en un retraso en la finalización del trámite correspondiente. Para agilizar y facilitar más este tipo de situaciones es recomendable digitalizar la firma de documentos mediante la firma electrónica.
No solo se puede ver con referencia a la firma rápida de documentos, la digitalización es también un ahorro en costes y una herramienta muy útil ante circunstancias que ocurren sin previo aviso y ante las que hay que estar preparado. Por ejemplo la crisis sanitaria que golpeo al mundo entero debido al virus COVID-19, muchas empresas no estaban preparadas digitalmente para afrontar un cambio tan brusco obligando a pasar de un desempeño casi en su totalidad presencial a un desempeño de su actividad íntegramente digital. Esto ocasionó grandes pérdidas en empresas que no estaban preparadas digitalmente e impulso a las empresas que si estaban digitalizadas.
¿Qué beneficios aporta digitalizar?
Cuando pensamos en beneficios lo primero que aparece en nuestra cabeza es el ahorro en costes, se aprecia que 3 de cada 4 empresas que se han pasado a la digitalización han conseguido un ahorro medio de un 11%, incluso llegando en algunos casos a ser de un 15%, todo esto gracias a la trasformación digital. La digitalización hace a su vez que su empresa sea más sostenible, esto se debe a que al digitalizar procesos podemos ahorrar en materiales muy contaminantes para el medio ambiente. Los principales beneficios/ahorros que encontramos son los siguientes:
- Menor consumo de papel, además se suma la bajada en la compra de productos complementarios a este. Esto se debe a que la gran parte de la información pasaría a ser almacenada en la nube.
- El ahorro en papel incurriría en una mayor cantidad de espacio para poder destinarlo al uso en la actividad productiva o en espacio para los trabajadores, porque no se almacenarían los datos en formato físico, sino que pasarían a almacenarse en la red.
- También surgiría un ahorro a nivel de recursos humanos, debido a la automatización de procesos repetitivos, lo que permitiría reubicar puestos de trabajo o ayudar en la realización de tareas.
- El cliente también se ve beneficiado de esta digitalización, ya que esta crea una experiencia positiva además de mejorar el soporte que el cliente puede necesitar.
¿Qué es la firma electrónica rápida?
Antes de abordar la rapidez de la firma electrónica es necesario conocer el concepto de firma electrónica. La firma electrónica está compuesta por una serie de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico. Su uso es completamente legal en la UE, tal y como se define en el reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eiDAS), las funciones principales de una firma electrónica son:
- Identificar al firmante de manera irrefutable
- Asegurar que el documento firmado es el mismo que el documento original, no ha sufrido ningún tipo de alteración.
- Garantizar el no rechazo del documento firmado, esto se debe a que los datos que utiliza el firmante son únicos y exclusivos, por tanto no puede negar que ha firmado el documento con posteridad.
Con la incorporación de la firma electrónica podremos observar cómo se agiliza y facilita el proceso de firma de manera exponencial, llegando a poder firmar documentos en cuestión de minutos. Todo esto se ve traducido en una firma electrónica rápida, segura y válida.
¿Cómo puede ayudarle efirma GO?
Efirma GO es un Software de firma electrónica que se puede utilizar desde cualquier dispositivo y situación geográfica. Este software se encarga de gestionar él envió, recibo y firma de documentos, nóminas y todo tipo de documentación; todo esto a través de una plataforma segura, rentable e inmediata. Dentro de las funcionalidades que tiene efirma GO podemos destacar algunas de ellas:
- Envía documentos de manera inmediata, de esta forma el destinatario podrá tener el documento en cuestión de segundos.
- Posibilidad de enviar el documento a varios firmantes, dentro del envió del documento
- En el envió del documento tiene la posibilidad de añadir a personas como revisores, también dispone de la opción de enlazar a destinatarios para que les llegue una copia y la posibilidad de alterar el orden de los destinatarios.
- Además todos los archivos se almacenan dentro de la página y aplicación móvil, consiguiendo así la posibilidad de descargar el documento desde cualquier dispositivo, además de poder visualizar el estado actual en el que se encuentra del documento.
- Por la parte de la gestión de los documentos, podemos encontrar una clasificación por el estado actual del documento, además de poder añadir manualmente clasificaciones y secciones a nuestro parecer, para poder gestionar los documentos de la manera mas cómoda posible.
Efirma GO cumple con el reglamento eiDAS, por lo que es completamente legal y seguro su uso en la Unión Europea. Con el uso de efirma GO podrá disponer de firmas electrónicas rápidas en menos de 1 minuto, gracias a una interfaz muy intuitiva y fácil de manejar con una gran variedad de opciones y envió instantáneo de archivos. Además contamos con una API con la que podrás enlazar tu programa de trabajo con el software de efirma para facilitar la gestión de firmas.
Para tener una demostración práctica y visual del fácil funcionamiento no dude en pedir una demo, además al contactar con nosotros podrá beneficiarse de una prueba gratuita de un mes.
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