Preguntas frecuentes

Te resolvemos tus dudas sobre la firma electrónica

Os mostramos algunas consultas comunes que surgen antes de implantar la firma electrónica en la empresa, sobre su funcionamiento y gestión a la hora de agilizar procesos.

1. ¿Qué es la firma electrónica? ¿Es lo mismo firma electrónica que firma digital?

Ambos conceptos comparten los términos de facilidad, comodidad y seguridad ante una gestión vía online, pero existen diferencias entre firma electrónica y firma digital.

La firma electrónica, según la Ley 59/2003 en España, se define como “el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Se trata de un concepto amplio e indefinido en su totalidad.

Por su parte, la firma digital hace referencia a aquella firma electrónica basada en sistemas criptográficos de clave pública (PKI – Public Key Infrastructure), satisfaciendo los requerimientos de una firma electrónica avanzada.
Identifica al firmante de manera inequívoca, asegura la integridad del documento firmado y que el firmante no pueda rechazar lo firmado.

2. ¿Qué normativa rige la firma electrónica de efirma GO?

efirma GO es una firma electrónica con valor probatorio en cualquier tribunal.
El marco legal en materia de firma electrónica y servicios de confianza que cumple efirma GO se compone de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica, el Reglamento (UE) 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (EIDAS) y la Ley 34/2002 de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).

De acuerdo con la Ley 910/2014, las firmas electrónicas tienen la misma legitimidad que las firmas tradicionales con lápiz y papel. Esto significa que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y ya no se tiene que firmar documentos en persona.

3. ¿Qué tipo de documentos puedo firmar legalmente con efirma GO?

Con efirma GO podrás formalizar cualquier tipo de documentación relativa a la empresa, trabajadores o clientes, tales como: nóminas, contratos, resumen de jornadas, certificados, vida laboral, consentimientos, gestión de pedidos y firma de facturas electrónicas, entregas, garantías, compras, declaraciones fiscales y otras notificaciones electrónicas.

4. ¿Cómo funciona efirma GO?

De manera muy sencilla y fácil de instalar y utilizar, en sólo 3 pasos: se crea y se publica el documento a firmar en la aplicación, se añade a los firmantes (socios, empleados, clientes, proveedores y otras partes implicadas) y por último, se podrá revisar el documento y posteriormente firmar y aprobar definitivamente.

Tendrás el control total durante el proceso de formalización del documento entre todas las partes intervinientes, pudiendo configurar opciones para cada firmante y orden de firma, además de consultar el estado del mismo en todo momento.

5. ¿Puedo integrar efirma GO con otras aplicaciones?

Sí. Podrás conectar efirma GO con aplicaciones y procesos de tu organización: nóminas, pedidos, entregas, garantías, compras, contratos…automatizando cualquier función de la empresa, como en el caso de MsNomina SIGN y MsPrevencion.

Te facilitamos la integración y traspaso de datos de tu programa. Contáctanos para más información.

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Dentro del apartado de Documentos, y una vez visualizado el documento del que queramos descargar del certificado de firma, iremos a la columna ‘Acción’ y seleccionaremos los 3 puntitos situados en la misma fila del documento deseado.

Se abrirá un desplegable y aparecerá la opción de ‘Ver certificado de firma’ que al hacer clic nos mostrará un PDF descargable del certificado.

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En la parte izquierda se muestra una columna con desplegables con bloques (cada bloque corresponde a un destinatario)

Si hacemos clic en cualquiera se nos mostrarán diferentes campos que nos facilitarán la cumplimentación del documento y hacer que al destinatario se le haga sencilla la tarea de firmar

  • Firma: se le mostrará al destinatario el espacio dónde aparecerá su firma
  • Nombre: aparecerá automáticamente el nombre del destinatario
  • Email, teléfono e ID Personal: podremos colocar esta información donde consideremos oportuna
  • Fecha de firma: al igual que en los campos anteriores, esta casilla de fecha se autocompleta con el momento en el que se envía el documento.
  • En cuanto a los campos editables: estos campos si permiten la edición por parte del remitente para terminar de elaborar, en el caso de que se requiera, el documento a enviar.
    • Fecha
    • Texto
    • Check
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En el apartado ‘Documentos’ podremos visualizar, entre otras muchas cosas, el número de firmantes que han firmado el documento respecto al número total que se requieren.

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Para cargar un documento a efirma GO lo puedes hacer de diversas maneras:

  • Arrastrando el documento a la casilla.
  • Eligiendo el archivo de forma general desde Excel.
  • Desde Google Drive, Dropbox o OneDrive.
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Además de en el menú “Documentos”, los documentos tienen una marca de agua en el visualizado del documento que indica el estado en el que se encuentra actualmente.
Los estados en los que se visualizara esta marca de agua son:
• Al anular un documento aparece la marca de agua: ANULADO.
• Al rechazar un documento aparece la marca de agua: RECHAZADO.
• Al estar en estado sin completar aparece la marca de agua: EN PROCESO.
• Al estar el documento caducado aparece la marca de agua: CADUCADO.

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El archivo no puede exceder los 25MB

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            Se mostrará un visual que recoge la siguiente información de los documentos:

  • Nombre
  • Tipo:
  • Firmas: se muestra el número total de firmantes y si han realizado la firma del documento
  • Estado:
    • Sin publicar
  • En curso
    • Firmados
    • Rechazados
    • Anulados
    • Caducados
  • Fecha
  • Última acción
  • Acción (recoge las siguientes opciones)
    • Ver documento
    • Editar
    • Imprimir
    • Publicar (aquellos que estén sin publicar)
    • Anular
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Creamos un nuevo apartado en el menú Configuración llamado Listas de envío. Este nuevo apartado nos permite crear listas de destinatarios para agilizar el envío de documentos y que sean firmados individualmente por cada firmante.

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efirma GO nos permite seleccionar varios documentos pendientes de envío y enviarlos en un único proceso de publicación.

Una vez seleccionamos los documentos solo tenemos que pulsar en el botón “PUBLICAR
DOCUMENTOS” y nos solicitara confirmación.

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