¿Cómo elegir un programa de firma electrónica?
En esta «nueva normalidad» se nos ha hecho imprescindible contar con un programa de firma electrónica, pero vemos que en el mercado hay muchas opciones, con muy diferentes planes de precio y funcionalidades. Es difícil saber en qué debemos fijarnos y qué es lo realmente importante. Queremos poner en valor los aspectos que creemos que son en los que debes de fijarte a la hora de contratar una aplicación de firma electrónica.
¿En qué aspectos hay que fijarse a la hora de elegir la app de firma electrónica?
- Legalidad y seguridad: Es imprenscindible en todo caso que la aplicación de firma electrónica que elijas garantice de forma escrupulosa con la ley de firma electrónica de la UE, la llamada eiDAS, que es el Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza. Para ello el programa que elijas ha de cumplir y garantizar la integridad de los documentos firmados mediante una firma electrónica con un certificado privado (generado por la FNMT) y sellado (sello de tiempo) por un tercero de confianza (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica-ACCV). Se identifica de forma única al firmante recabando los datos biométricos de su firma manuscrita (velocidad de trazo, posición y tiempo) y otras variables propias del contexto en que esta se realizó… Junto a los datos biométricos se ha de adjuntar un HASH (resumen) del documento y se procede a la encriptación de manera que se garantice que no han sido objeto de manipulación o extracción de otro documento. De esta forma el documento será válido legalmente como si de un manuscrito se tratara. De nada serviría cualquiera de los puntos que vienen a continuación si esto no lo cumple el programa ya que ante cualquier reclamación lo más posible es que no fuera válida la firma de ese documento.
- Funcionamiento: El funcionamiento debe ser sencillo, ágil y rápido. Asegúrate que para firmar los firmantes no necesitan tener descargada la misma herramienta y que puedan hacerlo desde el móvil, un pc o una tablet. Es importante poder tener acceso al documento en cualquier momento y ver el estado del mismo. Una utilidad que puede ser importante a tener en cuenta es el orden de las firmas que puedas determinarlo o que desde un mismo terminal puedan firmar diferentes usuarios. (esto es especialmente útil para terminales de empresa).
- Coste por número de firmas. El coste de la aplicación debe estar relacionado con el número de firmas que necesites hacer cada mes. Por ello recomendamos fijarte en este punto, ya que hay programas que hacen pagar los mismo si se envían tres documentos que trescientos, pero ojo porque el coste en estos casos puede estar sobredimensionado, sobre todo si la aplicación no permite la subida masiva, de la que hablaremos más adelante. Paga solo por lo que necesitas y si necesitas más firmas ya tendrás tiempo de pagar en relación a estas firmas. Además es importante que si el precio es escalable, tengas en cuenta que no pierdes funcionalidades. Puedes ver un ejemplo en los precios de efirma, donde el coste desde donde se parte son 9€ mes pero incluye todas las funcionalidades que puedes tener con planes superiores.
- Subida Masiva: Hay que tener en cuenta que hay aplicaciones que no cobran por número de firmas, pero no incluyen en sus precios la subida masiva de documentos a través de otros programas ni la conexión con la API, lo que quiere decir que solo están incluidos los documentos que se suban manualmente. Cabe recordar que uno de los puntos fuertes que tiene una aplicación de firma electrónica es la capacidad de mandar decenas, cientos o miles de documentos a la vez a través de la automatización de los programas y de la conexión vía API. En una empresa con un número alto de trabajadores es importante tener en cuenta este aspecto, ya que con solo una acción se automatizará todo el proceso y no habrá que invertir más tiempo en ello, con el ahorro en tiempo que esto supone.
- Número de usuarios: Resulta imprescindible poder gestionar cuando el volumen de trabajo y de firmas va en aumento que diferentes usuarios puedan subir y enviar los documentos y además que puedan tener diferentes roles ya que en muchos casos ni es necesario ni recomendable que las personas de un departamento puedan ver la documentación de otro departamento de la empresa. Por ello, os recomendamos que os fijéis en este punto y no pagar más por esta utilidad ya que en muchos casos vemos que en algunos programas se multiplica el precio dependiendo del número de usuarios.
- Conexión con tus programas: Por último asegúrate que puedes conectar los programas que utilizas vía API o del módulo que disponga la aplicación para poder enviar la documentación sin tener que realizar procesos complejos. Estamos en la era de la digitalidad y se trata de que las herramientas digitales que utilicemos nos faciliten la vida, no que suponga un trabajo extra.
En efirma GO trabajamos para ser el mejor programa de firma electrónica del mercado, pero puedes comprobarlo por ti mismo si comparas las diferentes opciones que encontrarás por internet. Si tienes dudas puedes apuntarte a uno de nuestras formaciones en formato webinar donde un consultor tecnológico te aclarará todas las dudas que puedas tener.
